1) OBJETIVO
Este manual tem como objetivo orientar o usuário na Configuração Geral de Processos, detalhando cada etapa da rotina, com foco na correta definição de formulários, regras, permissões e automatizações que afetam diretamente o fluxo de tarefas no Kanban.
2) CONFIGURAÇÃO
2.1. 🔷 1º Bloco – Formulários Kanban
Acesse o Módulo Administrativo menu Configurações > Processo > Geral.
Na tela de configurações gerais, localize a área “Formulários Kanban”.
Para cada campo listado (como CAT, Admissão, EPI, entre outros), selecione o código do processo padrão que será utilizado quando essa movimentação for iniciada.
📌 Exemplo:
Ao vincular o processo 3010 – CAT – Comunicado de Acidente do Trabalho, sempre que uma tarefa desse tipo for criada, o sistema abrirá automaticamente o formulário correspondente para preenchimento.
✅ Essa configuração permite que o formulário correto seja apresentado no momento da execução da tarefa, otimizando o fluxo de atendimento.
2.2. 🔷 2º Bloco – Opções de Configuração (Regras e Comportamentos)
Nesta seção, é possível ajustar regras operacionais, comportamentos padrão e permissões do sistema que afetam diretamente a criação de tarefas, o uso do organograma, os campos visíveis e a interação de usuários internos e externos com o Kanban.
🛠️ Como preencher:
Para cada item listado, selecione a opção desejada de acordo com o comportamento que deseja ativar no sistema.
| Descrição | Quando utilizar |
| Gerar tarefa de admissão ao cadastrar sócios | Cria automaticamente uma tarefa de admissão no Kanban ao registrar um novo sócio. |
| Aplicar acesso restrito ao usuário da empresa | Ativa as restrições por módulo (Folha, Fiscal, etc.) nos acessos de usuários externos (clientes). |
| Listar empresas inativas nas buscas | Permite visualizar empresas inativas em filtros e telas de seleção de empresas. |
| Exigir autorização de uso de dados na admissão externa | Exige aceite de LGPD no processo de admissão via portal externo. |
| Remover a opção ‘Aviso de Férias’ do carógrafo para usuários externos | Oculta esse tipo de solicitação no menu do usuário externo (cliente). |
| Usar Organograma | Ativa o organograma da empresa como base de controle de permissões, fluxos e responsáveis. |
| Não visualizar tarefas dos pares do organograma | Restringe o acesso de usuários a tarefas de colegas com o mesmo nível hierárquico no organograma. |
| Gerar tarefa de admissão ao cadastrar autônomos | Automatiza a criação da tarefa de admissão ao registrar autônomos no sistema. |
| Tarefa de admissão com data prevista igual à data de admissão | Define a data prevista da tarefa como a mesma da data de início do vínculo do colaborador. |
| Remover a opção ‘Outra Solicitação’ do carógrafo | Oculta essa alternativa para simplificar o menu de solicitações no portal. |
| Desabilitar campo de 13º nas férias de janeiro | Evita o cálculo da 1ª parcela do 13º em férias concedidas no mês de janeiro. |
| Filtrar funcionários pelo organograma em relatórios/solicitações | Restringe a visualização de colaboradores a apenas aqueles sob a hierarquia do usuário. |
| Não usar organograma ao avançar tarefa | Ignora a hierarquia definida no organograma ao mover a tarefa para o próximo responsável. |
| Enviar e-mail detalhado para lançamento de variável | Notifica por e-mail os responsáveis (internos ou externos) com os detalhes dos lançamentos variáveis. |
| Enviar avaliação para todas as tarefas | Ativa o envio automático de pesquisa de avaliação de atendimento ao concluir tarefas. |
| Usar admissão parcial | Permite criar tarefas de admissão mesmo que o cadastro do colaborador ainda não esteja completo. |
| Mostrar histórico do Kanban para usuário externo | Garante visibilidade do histórico da tarefa para o cliente, promovendo transparência. |
| Listar empresas extintas nas buscas | Habilita a visualização de empresas extintas nas telas de busca e filtros. |
| Remover a aba ‘Bater Ponto’ da tela de login | Oculta o botão de registro de ponto da tela inicial do portal. |
| Não visualizar a senha do Athenas Online no cadastro do funcionário | Restringe a visualização da senha de acesso no cadastro do colaborador por questões de segurança. |
| Ordem de compra simplificada | Ativa um layout reduzido para geração de ordens de compra, com menos campos. |
✅ Após selecionar todas as opções desejadas, clique no botão [Salvar] para aplicar as alterações.
2.3. 🔷 3º Bloco – Vincular um Formulário a um Processo
Na tela de configuração, localize a seção “Formulários Vinculados ao Processo”.
Selecione o processo ao qual deseja associar o formulário.
Informe:
– Nível: representa em que etapa do processo o formulário será exigido.
– Subnível: define a ordem e a profundidade da exibição do formulário.
Escolha o formulário previamente cadastrado.
Os formulários devem ser criados conforme instruções do manual: Cadastro de Formulários
Clique em [Adicionar] para finalizar o vínculo.
✅ A tarefa desse processo passará a exigir o preenchimento do formulário na etapa correspondente.
2.4. 🔷 4º Bloco – Outras Configurações de Integração com o Kanban
📌 Pesquisa Customizada
No campo ‘Pesquisa Customizada’, selecione uma pesquisa previamente criada na tela de lembretes.
Se a opção “Enviar pesquisa customizada para todas as tarefas” estiver marcada, essa pesquisa será enviada automaticamente ao final de cada tarefa.
📖 Para configurar pesquisas customizadas, consulte:
Manual Cadastro de Formulários
📌 Processo Gerado pela Agenda
No campo ‘Processo Gerado pela Agenda’, selecione o processo padrão que será criado automaticamente quando um evento for agendado via Tela de Agenda.
📖 Saiba mais em:
✅ Após definir essas integrações, clique em [Salvar].
