1) OBJETIVO
O objetivo deste manual é orientar o usuário na instalação, configuração e utilização do Baixador, ferramenta responsável por identificar, classificar e enviar automaticamente ao Document Center os documentos fiscais e obrigações emitidos pelos órgãos governamentais, além de realizar a baixa automática de tarefas no Kanban conforme os processos configurados.
⚠️ Importante:
– O Baixador não realiza envio de documentos por e-mail.
– Sua função é apenas processar e anexar documentos no Athenas Online.
– O envio por e-mail é definido exclusivamente pelas configurações internas do Athenas Online.
2) INSTALAÇÃO DO BAIXADOR
2.1. Baixar o Instalador Atualizado
Acesse o link abaixo para obter a versão mais recente:
🔗https://athenas-files.s3.sa-east-1.amazonaws.com/BaixadorAthenas.msi
Salve o arquivo no computador.
2.2. Executar o Instalador
Localize o arquivo BaixadorAthenas.msi.
Clique duas vezes para abrir.
Na tela inicial, clique em [Avançar].
2.3. Escolher o Local de Instalação
Na etapa seguinte:
Mantenha o diretório padrão sugerido pelo instalador ou selecione outro local de sua preferência.
Defina também se a instalação será realizada para:
– Todos os usuários do computador, ou
– Somente o usuário atual.
Após ajustar as opções desejadas, clique em [Avançar] para prosseguir.
Clique em [Avançar] novamente para iniciar a instalação.
Após alguns segundos, abrirá a tela de configuração inicial.
3) CONFIGURAÇÃO INICIAL DA FERRAMENTA
Durante a instalação, será exibida a tela onde você deve preencher as configurações essenciais.
3.1. Monitoramento
– Pasta de Monitoramento
Informe a pasta onde os documentos serão colocados para que o Baixador realize a leitura e o processamento automático.
Exemplo de estrutura recomendada:
C:\Athenas\Obrigacoes\Entrada
– Sincronismo (em segundos)
Determine o intervalo de tempo, em segundos, que o Baixador utilizará para verificar a pasta de monitoramento.
Intervalo menor: aumenta a frequência de leitura, porém consome mais recursos da máquina.
Intervalo maior: reduz o consumo de recursos, porém a identificação dos documentos será menos frequente.
Recomendação: utilizar entre 60 e 120 segundos, garantindo equilíbrio entre desempenho e eficiência.
3.2. Salvamento dos Arquivos
– Pasta de Destino
Informe o diretório onde os documentos já processados serão armazenados.
Essa pasta receberá todos os arquivos após o processamento, organizados conforme as regras definidas na ferramenta.
Exemplo de estrutura recomendada:
C:\Athenas\Obrigacoes\Processados
– Máscara de Pasta
Defina o padrão de organização dos arquivos dentro da Pasta de Destino.
A máscara determina como o Baixador criará subpastas automaticamente, permitindo organizar os documentos por critérios como:
– Empresa
– Ano
– Período (PA)
– Tipo de documento
– Entre outros padrões disponíveis
Essa configuração facilita a consulta e o controle dos documentos processados.
3.3. Outras Configurações
– Não Baixar a Tarefa
Quando esta opção estiver ativada, o Baixador irá:
Anexar o documento à tarefa correspondente no Kanban
Não realizar a baixa da tarefa, mantendo-a na mesma etapa do fluxo
Essa configuração é recomendada quando a baixa da tarefa depende de validação manual ou conferência adicional.
– Avançar a Tarefa ao Invés de Baixá-la
Quando esta opção estiver ativada, o Baixador irá:
Anexar automaticamente o documento à tarefa
Avançar a tarefa para a próxima etapa definida no fluxo do Kanban
Ideal para processos em que a validação não exige intervenção humana.
⚠️ Importante:
Apenas uma dessas opções pode ser ativada por vez.
Caso nenhuma seja selecionada, o Baixador anexará o documento à tarefa, e realizará a baixa da mesma.
3.4. Athenas Online
Informe os dados necessários para que o Baixador estabeleça conexão com o Athenas Online:
Usuário: Informe o login utilizado para acessar o Athenas Online.
Senha: Digite a senha correspondente ao usuário informado.
Sub: Insira o código identificador (SUB) da empresa no Athenas Online.
– Como identificar o SUB?
O SUB corresponde ao texto localizado antes de “.athenas.online” na URL de acesso ao sistema.
Exemplos:
– empresa.athenas.online → SUB = empresa
– escritorio.athenas.online → SUB = escritorio
– solicitacao.athenas.online → SUB = solicitacao
Após preencher corretamente todos os campos, prossiga e finalize a instalação para concluir a configuração inicial do Baixador.
4) CONFIGURAÇÃO DO BAIXADOR NO ATHENAS ONLINE
Acesse o Athenas Online no Módulo Administrativo > Configurações > Obrigações.
Os processos compatíveis com o Baixador encontram-se na seção:
Processos para Baixa Automática
Essa área lista todos os tipos de documentos que o sistema é capaz de reconhecer e processar automaticamente.
⚠️ Atenção:
Somente processos com código igual ou superior a 5000 são suportados pelo Baixador.
Processos com códigos inferiores não serão identificados e, portanto, não serão processados pela ferramenta.
4.1. Associar o Processo do Baixador ao Processo do Athenas Online
Para que o processamento funcione corretamente, é necessário vincular cada código de processo do Baixador ao processo correspondente no Athenas Online.
Siga os passos abaixo:
Localize o processo desejado na lista, por exemplo:
5143 — Comprovante TED GIA -ST/SP
No campo de associação, selecione o processo equivalente no Athenas Online.
Clique em Salvar para registrar o vínculo.
Como funciona na prática
Durante o processamento dos documentos, o Baixador executa automaticamente as seguintes etapas:
– Identifica qual empresa e qual tipo de documento está sendo processado.
– Busca no Kanban uma tarefa correspondente àquele tipo de documento.
– Anexa o arquivo à tarefa encontrada.
– Executa a ação definida na instalação:
– Baixar a tarefa,
– Avançá-la no fluxo, ou
– Apenas anexar o documento.
⚠️ Importante:
Se não existir uma tarefa correspondente no Kanban, o documento ainda assim será processado e enviado automaticamente ao Document Center, porém nenhuma ação será realizada no Kanban.
5) PROCESSAMENTO DE ARQUIVOS NÃO EDITÁVEIS (PDF em Imagem)
Caso o documento esteja em formato de imagem ou não contenha texto selecionável, o Baixador não conseguirá realizar a catalogação automática.
Para permitir o processamento desse tipo de arquivo, é necessário renomeá-lo seguindo o padrão obrigatório abaixo:
ID_PA_CODIGOTIPODOC.pdf
Onde:
ID: CNPJ, CPF ou Inscrição Municipal da empresa
PA: Período de Apuração no formato MM-YYYY
CÓDIGO: Código do tipo de documento reconhecido pelo Baixador (somente códigos ≥ 5000)
Exemplo correto:
00576658000146_09-2021_5000.pdf
Após renomear o arquivo conforme o padrão, mova-o para a Pasta de Monitoramento definida na instalação.
O Baixador fará o processamento normalmente, enviando o documento ao Document Center e executando as ações configuradas no Kanban (quando aplicável).
6) PASTAS CRIADAS PELO BAIXADOR
Após concluir o processamento de cada documento, o Baixador move automaticamente o arquivo para uma das pastas geradas dentro da Pasta de Destino definida na instalação. Cada pasta possui uma finalidade específica:
1. Erro
O arquivo é direcionado para esta pasta quando o Baixador identifica algum problema durante o processamento.
Nesses casos, o sistema renomeia o arquivo adicionando uma descrição do erro encontrado, facilitando a identificação da causa.
2. Não Catalogado
O documento é movido para esta pasta quando o Baixador não reconhece o layout ou não consegue identificar o tipo de documento.
Nessas situações, recomenda-se entrar em contato com o Suporte do Athenas Online para verificar a necessidade de inclusão do tipo de documento no catálogo do Baixador.
3. Relatório
Esta pasta armazena um arquivo de relatório contendo um resumo detalhado do processamento realizado, incluindo:
– Data e hora do processamento
– Empresa identificada no documento
– Tipo de documento processado
– Resultado final do processamento
Esses relatórios auxiliam no acompanhamento e auditoria dos documentos processados.
7) REQUISITOS IMPORTANTES
✔ Os PDFs devem ser editáveis (texto).
✘ PDFs apenas em imagem não são catalogáveis.
✔ Processos aceitos devem ser ≥ 5000.
✔ O Baixador não envia e-mail.
✔ O envio por e-mail é configurado no Athenas Online, não no Baixador.
8) ATUALIZAÇÃO DO BAIXADOR
Sempre que uma nova versão do Baixador estiver disponível, siga os passos abaixo para atualizar corretamente a ferramenta, garantindo seu pleno funcionamento:
Acesse o Painel de Serviços do Windows
Pressione Win + R, digite services.msc e pressione [Enter].
Localize o serviço do Baixador
Procure pelo serviço correspondente ao Baixador na lista de serviços instalados.
Interrompa a execução do serviço
Clique com o botão direito sobre o serviço e selecione [Parar].
Atualize os arquivos da ferramenta
Substitua os arquivos da instalação anterior pelos arquivos da nova versão disponibilizada.
Confirme o caminho do executável
Verifique se o arquivo do serviço continua apontando para o caminho correto.
Caso tenha alterado a pasta ou sobrescrito arquivos, ajuste conforme necessário.
Reinicie o serviço
Retorne ao Painel de Serviços, clique novamente com o botão direito sobre o serviço do Baixador e selecione [Iniciar].
9) CONCLUSÃO
Após concluir todas as etapas de configuração — incluindo a definição da pasta de monitoramento, pasta de destino, credenciais (Sub, usuário e senha) e a associação dos processos no Athenas Online — o Baixador estará totalmente pronto para uso.
A partir desse momento, o fluxo operacional ocorre de forma automática, seguindo esta sequência:
1. O usuário deposita o PDF na pasta de monitoramento.
2. O Baixador identifica e lê o arquivo.
3. O sistema reconhece a empresa e o tipo de documento.
4. O documento é anexado automaticamente ao Document Center.
5. (Opcional) – Conforme configuração, o Baixador pode baixar a tarefa no Kanban, avançá-la para a próxima etapa ou apenas anexar o documento à tarefa.
6. Após o processamento, o arquivo é movido automaticamente para uma das pastas de resultado:
– Erro
– Não Catalogado
– Relatório
Com isso, o processo se mantém contínuo, organizado e automatizado, garantindo maior produtividade e segurança no controle das obrigações.
M05|M01|V.3.2.59|Novembro/2025
