Manual Rotina de Financeiro Previsto Integrado à Ordem de Compra no Athenas

1) OBJETIVO

Este manual tem como finalidade orientar o usuário na configuração e utilização da rotina de Financeiro Previsto a partir da Ordem de Compra no sistema Athenas. O processo permite controlar previsões financeiras geradas automaticamente no momento da autorização da ordem de compra e substituí-las, de forma segura e automatizada, pelo financeiro efetivo no lançamento da nota fiscal.

Dessa forma, garante-se maior precisão no fluxo de caixa, eliminação de retrabalho e confiabilidade nas informações financeiras.

2) CADASTROS NECESSÁRIOS

2.1. Cadastro de Tipo Contábil

Acesse o menu Cadastros > Financeiro > Tipo Contábil.

Clique em [Incluir] para criar um novo registro.

Cadastre obrigatoriamente os seguintes tipos contábeis:

Previsto: utilizado para gerar o lançamento financeiro vinculado à autorização da ordem de compra.

Cancelado: utilizado automaticamente pelo sistema para substituir o previsto no momento da entrada da nota fiscal.

Após o preenchimento, clique em [OK] para salvar as informações.

📌 Importante: Esses dois tipos contábeis são fundamentais para o correto funcionamento da rotina de Financeiro Previsto. Sem eles, o sistema não conseguirá gerar ou cancelar os lançamentos de forma automática.

2.2. Configuração de Códigos Padrão

Acesse o menu Arquivo > Configurações > Aba Administração > Subaba Códigos Padrões > Subaba Outros.

Localize os seguintes campos:

Financ Aut OC: informe o código contábil que será utilizado pelo sistema para gerar automaticamente o Financeiro Previsto a partir da autorização da ordem de compra.

Financ Can Aut.: Informedefine o código contábil que será utilizado pelo sistema para registrar automaticamente o Financeiro Cancelado no momento da entrada da nota fiscal.

Observação:

Informe nos campos os códigos correspondentes aos tipos contábeis Previsto e Cancelado, cadastrados anteriormente na etapa 2.1.

Clique em [OK] para salvar as alterações.

2.3. Cadastro de Situações

Acesse o menu Cadastros > Financeiro > Situação.

Clique em [Incluir] para criar um novo registro.

Cadastre as seguintes situações obrigatórias:

Previsto: utilizada para identificar os lançamentos financeiros que foram gerados automaticamente a partir da ordem de compra, antes da entrada da nota fiscal.

Cancelado: utilizada para marcar os lançamentos previstos que devem ser automaticamente anulados quando a nota fiscal de entrada é vinculada à ordem de compra.

Após cadastrar cada situação, clique em [OK] para salvar o registro.

📌 Atenção: Essas situações devem estar corretamente configuradas, pois são elas que permitem ao sistema distinguir entre o financeiro previsto e o cancelado, garantindo que não haja duplicidade de lançamentos.

2.4. Configuração de Situações Padrão

Acesse o menu Arquivo > Configurações > Aba Administração > Subaba Códigos Padrões > Subaba Situações Padrão.

Localize os campos Cancelado e Previsão destinados às situações financeiras padrão.

Informe os códigos correspondentes às situações Previsto e Cancelado, previamente cadastradas na etapa 2.3.

Clique em [OK] para salvar as alterações.

📌 Importante: Esta configuração garante que o sistema reconheça automaticamente qual situação aplicar em cada etapa do processo:

Previsto: gerado na autorização da ordem de compra.

Cancelado: aplicado na entrada da nota fiscal, substituindo o lançamento previsto pelo financeiro efetivo.

3) PROCESSO DE ORDEM DE COMPRA

3.2. Permissão de Autorização

Antes de gerar e autorizar uma ordem de compra, é indispensável garantir que o usuário responsável possua a permissão de Autorizador da Ordem de Compra.

Acesse o menu: Cadastro > Usuários.

Clique em [Procurar] para localizar o usuário que será responsável pela autorização de ordens de compra.

Verifique se a opção Autorizador da Ordem de Compra está habilitada em seu perfil de acesso.

Caso não esteja, habilite a permissão para que o usuário tenha autoridade de liberar ordens de compra.

Clique em [OK] para salvar a alteração.

3.2. Geração da Ordem de Compra

Acesse o menu Movimentação > Estoque > Ordem de Compra.

Preencha os dados necessários para o cadastro da ordem de compra (fornecedor, itens, valores e prazos).

Na aba Parcelas, gere o lançamento financeiro vinculado à ordem de compra, que inicialmente será registrado com a situação Previsto.

Clique em [OK] para salvar a operação.

📌 Observação Importante: O Financeiro Previsto não é liberado de imediato. Ele somente será efetivamente gerado no sistema após a Autorização da Ordem de Compra, etapa obrigatória para validar o compromisso financeiro.

3.3. Autorização de Ordem de Compra

Acesse o menu Movimentação > Estoque > Autorizador de Ordem de Compra.

Localize na listagem a ordem de compra que deseja liberar.

Selecione a ordem e clique em [Autorizar] para confirmar a aprovação.

Após a autorização, o sistema gera automaticamente o Financeiro Previsto vinculado à ordem de compra, com base nas parcelas definidas no cadastro.

4) SUBSTITUIÇÃO DO PREVISTO PELO EFETIVO

4.1. Entrada da Nota Fiscal

Acesse o menu Movimentação > Entrada de Notas Fiscais.

Ao confirmar a entrada, o sistema executará automaticamente as seguintes ações:

Cancelará o lançamento do Financeiro Previsto vinculado à ordem de compra.

Gerará e manterá apenas o lançamento do Financeiro Efetivo, correspondente ao valor real da nota fiscal.

📌 Exemplo:

No momento da entrada da nota fiscal, se a ordem de compra previa R$ 10.000,00 mas a nota foi emitida em R$ 9.800,00, o sistema cancelará o previsto de R$ 10.000,00 e manterá o financeiro efetivo de R$ 9.800,00, garantindo que o fluxo de caixa reflita os valores reais.

⚠️ Atenção: Esta substituição é automática e não requer intervenção manual do usuário. No entanto, recomenda-se sempre verificar se os dados da nota fiscal estão corretos antes de confirmar a operação, a fim de evitar inconsistências no financeiro.

M01|M01|V.3.2.58|Setembro/2025