Manual Sistema de Pontuação no Kanban
1) OBJETIVO
Este manual tem como objetivo definir os critérios de pontuação das tarefas no Kanban, demonstrando como as ações dos usuários impactam diretamente a pontuação das tarefas. A proposta é incentivar a proatividade, a agilidade na execução e a correta documentação das tarefas, contribuindo para um fluxo de trabalho mais eficiente.
As orientações aqui descritas complementam o entendimento do relatório de engajamento, disponível em: https://www.athenas.com.br/faq/manual-de-consulta-ao-relatorio-de-engajamento/
2) VISÃO GERAL
O modelo foi pensado para valorizar atitudes importantes no dia a dia, como proatividade, agilidade no atendimento e registro correto das informações. Ao mesmo tempo, ele também considera pontos de atenção, como atrasos e o tempo excessivo com uma tarefa em andamento.
O fluxo das tarefas segue um padrão claro no Kanban: A Fazer → Fazendo → Feita
A pontuação final de cada tarefa é definida com base em três fatores principais:
- Ações realizadas na tarefa;
- Prioridade da tarefa ao assumir;
- Tempo na coluna “Fazendo”;
Em resumo, quanto mais ágil, organizado e proativo for o tratamento da tarefa, maior será a pontuação obtida.
3) CRITÉRIOS DE PONTUAÇÃO DAS TAREFAS
A pontuação das tarefas é definida com base em ações realizadas, prioridade ao iniciar e tempo em execução. O objetivo é incentivar organização, agilidade e atuação proativa.
3.1 Ações realizadas na tarefa
Manter a tarefa devidamente documentada é essencial.
As seguintes ações geram pontuação:
| Ação | Pontuação |
|---|---|
| Adicionar comentário relevante | + 1 |
| Anexar arquivo comprobatório | + 1 |
| Enviar e-mail ao cliente pela tarefa | + 1 |
| Transferir para outro responsável | + 1 |
3.2 Prioridade da tarefa ao iniciar
A pontuação varia conforme a cor da tarefa no momento em que é assumida, indicando a proximidade do prazo:
| Cor da Tarefa | Descrição | Pontuação |
|---|---|---|
| Verde | No Prazo | + 10 |
| Amarela | Próxima do vencimento | + 6 |
| Vermelha | Atrasada ou urgente | + 2 |
| Preta | Atraso crítico | – 2 |
3.3 Tempo de permanência na etapa “Fazendo”
O tempo é contabilizado a partir da entrada da tarefa na coluna Fazendo até sua saída, seja por conclusão ou retorno para outra etapa do fluxo.
| Tempo na coluna “Fazendo” | Impacto | Pontuação |
|---|---|---|
| 2 minutos a 4 horas | Tempo adequado | + 2 |
| 4 a 8 horas | Acima do esperado | – 1 |
| Acima de 8 horas | Demora excessiva | – 4 |
💡 Observação: tarefas concluídas em menos de 2 minutos não pontuam neste critério.
3.4 Pontuação por conclusão da tarefa
A finalização também contribui para a pontuação:
| Ação | Pontuação |
|---|---|
| Concluir tarefa vinculada a uma obrigação | + 2 |
| Baixar obrigação via tarefa fora do Kanban | + 2 |
4) EXEMPLOS DE CÁLCULO DE PONTUAÇÃO
A seguir, são apresentados exemplos práticos de cálculo da pontuação em diferentes cenários de atendimento.
Cenário 1: O Atendimento Ideal
- O usuário assume uma tarefa Verde ( + 10 pontos).
- Adiciona um comentário de análise inicial ( + 1 ponto).
- Anexa um documento necessário ( + 1 ponto).
- Conclui a tarefa em 2 horas ( + 2 pontos).
Total recebido = 14 Pontos.
Cenário 2: Tarefa Intermediária
- O usuário assume uma tarefa Amarela (+ 6 pontos).
- Envia um e-mail ao cliente por dentro da tarefa (+ 1 ponto).
- A tarefa permanece em andamento aguardando retorno do cliente e passa de 5 horas na coluna “Fazendo” ( – 1 ponto).
Total recebido = 6 Pontos.
Cenário 3: Atendimento Crítico e Demorado
- O usuário assume uma tarefa que foi esquecida na fila e ficou Preta ( – 2 pontos).
- Deixa ela na sua coluna “Fazendo” de um dia para o outro ( – 4 pontos).
- Conclui a tarefa sem registrar comentários ou anexos.
Total recebido = – 6 Pontos.
💡 Boas práticas para maximizar a pontuação
- Priorizar tarefas no prazo (verde e amarela);
- Evitar manter tarefas por longos períodos na coluna “Fazendo”;
- Registrar todas as interações relevantes na tarefa;
- Atuar preventivamente para evitar que tarefas se tornem críticas;
5) CONCLUSÃO
O sistema de pontuação do Kanban incentiva agilidade, organização e qualidade na execução das tarefas. O uso adequado das funcionalidades e a atenção aos prazos impactam diretamente a pontuação e o desempenho. Recomenda-se acompanhar o relatório de engajamento para evolução contínua e aplicar as boas práticas no dia a dia.