1) OBJETIVO
Este manual tem como objetivo instruir o usuário no cadastro e configuração de Passos de um ou vários Processos.
2) CADASTRO
Acesse o Módulo Administrativo > Cadastros > Tarefas> Kanban Passos.
Para adicionar um ‘Passo’
Clique em [Adicionar];
Preencha os campos:
Nome do Passo: relate em detalhes as informações do ‘Passo’ que deseja criar.
Passo inicial do Processo: Clique nesta opção, caso seja o primeiro Passo do Processo.
Conclusão Finaliza Processo: Clique nesta opção, para que seja o último Passo do Processo.
Enviar e-mail para Cliente ao Concluir a Tarefa: Clique nesta opção, para que o e-mail de atualização de chamado seja enviado ao cliente ao movimentar a tarefa.
Enviar e-mail para Usuário logado: Clique nesta opção, para que o e-mail de atualização de chamado seja enviado ao Usuário logado, para este passo, ao movimentar a tarefa.
Permite Data Prevista Futura: Clique nesta opção, para que seja permitido avançar/transferir o Passo para uma outra data.
Observação: Se o primeiro passo tiver habilitado para permitir data ou o processo está “Avançar Primeiro Passo”, no momento de adicionar Tarefa será apresentado um modal para selecionar a data prevista futura.
Enviar e-mail para Usuário Transferido: Clique nesta opção, para que o e-mail de atualização seja enviado ao Usuário notificando que há uma tarefa nova em seu nome, que foi transferida de outro usuário.
Enviar e-mail para Usuário ao mover Tarefa: Clique nesta opção, para que o e-mail de atualização seja enviado ao Usuário logado.
Enviar e-mail para Cliente ao mover Tarefa: Clique nesta opção, para que o e-mail de atualização seja enviado ao Cliente contato da tarefa.
Enviar e-mail ao Responsável (Solicitante) ao mover Tarefa: Clique nesta opção, para que o e-mail de atualização seja enviado ao Usuário que abriu a tarefa (Responsável) quando ele a mover.
Observação: O e-mail é localizado no cadastro do Usuário.
Enviar e-mail ao Responsável (Solicitante) ao concluir Tarefa: Clique nesta opção, para que o e-mail de atualização seja enviado ao Usuário que abriu a tarefa (Responsável) quando ele a concluir.
Observação: O e-mail é localizado no cadastro do Usuário.
Clique em [Salvar].
3) EXEMPLIFICANDO A FUNCIONALIDADE
Para configurar a notificação deve-se escolher qual ‘Passo’ de um Processo que deseja que a notificação seja enviada, e ativar as duas funções:
3.1. Para Contato da Tarefa:
3.2. Para Responsável da Tarefa:
Observação: Para que todos os ‘Passos’ dos Processos notifiquem o Usuário, todos os ‘Passos’ devem estar configurados.
Caso seja configurado apenas um ‘Passo’, a notificação será enviada somente ao movimentar e finalizar o ‘Passo’ em questão, os demais não serão enviados.
3.3. Para o Cliente:
Quando a notificação é para o Cliente, ao abrir uma nova tarefa, o Usuário deve preencher o campo Contato com o e-mail do Cliente.
3.4. Para o Responsável:
O Usuário que abriu a tarefa, será o Usuário que irá receber a notificação, o e-mail é localizado no cadastro do Usuário.
Em ambas as formas (Cliente/Responsável), a notificação é enviada pelo Usuário ao mover a tarefa.
3.5. Notificação no e-mail:
Observação: Ao clicar no botão [Finalizar Tarefa] ou realizar a operação de Mover para a coluna Feito, a notificação será enviada ao e-mail.
4) PROCEDIMENTO DO PASSO
4.1. Descrição do Funcionamento do Passo
Evidenciado dentro do Card da Tarefa, lado esquerdo da Timeline. Descreve o Funcionamento do Passo.
Campo editável, quando preenchido o Usuário consegue alterá-lo, tornando-o fixo.
Ao adicionar texto ou imagem, se tornar evidenciado dentro do Card na Tarefa, localizado embaixo do campo Comentário Passo.
Observação: O campo será exibido no Card do Kanban somente se for preenchido.
5) GERENCIAR PASSO
Acesse o Módulo Administrativo > Cadastros > Tarefas > Kanban > Passos.
Para alterar um ‘Passo’
Clique em [Editar];
Para excluir um ‘Passo’
Clique em [Excluir];
6) IMPORTAR PASSO
Acesse o Módulo Administrativo > Cadastros > Tarefas > Kanban > Passos.
Para importar ‘Passos’
Clique em [Importar_Passos];
Clique em [Escolher_Arquivo].
Observação: Para importar Passos a partir de arquivos no computador deverá ser utilizado a Planilha Padrão de Importação.
Para ter acesso a Planilha Padrão de Importação, consulte o time de Atendimento Kanban.
Importar registros como novos: Clique nesta opção, para que os registros sejam importados como novos.
