Manual Regras Usuários Externos

1) OBJETIVO

Este manual tem como objetivo definir as regras e notificações para os usuários externos, como por exemplo o nível de visualização e edição do card no Kanban e notificações de envio de documentos.

2) CONFIGURAÇÃO

Acesse o Módulo Administrativo > Configurações > Processos > Regras Usuários Externos.

O sistema dispõe de duas formas de controle de notificação:

  • Notificação Após Envio
  • Notificação Antes do Vencimento

2.1. Notificação Após Envio

Marque a flag ‘Após o Envio’ para que o usuário externo receba notificação por e-mail, após o envio de documento.

No campo ‘Dias sem Visualizar o Documento’ informe o número de dias em que a notificação deve ser enviada, após o envio do documento.

No campo ‘Repetir Notificação por (Dias) informe quantos dias que a notificação deve repetir até que o destinatário visualize o documento.

2.2. Notificação Antes do Vencimento

Marque a flag ‘Antes do Vencimento’ para notificar o usuário antes da data de vencimento do documento.

No campo ‘Notificar Antes do Vencimento (Dias)’ informe quantos dias antes do vencimento a notificação será enviada para o e-mail avisando sobre o documento.

No campo ‘Repetir Notificação por (Dias)’ informe o número de dias que a notificação será enviada ao destinatário antes do vencimento do documento.

Observação: essa repetição acontece até a visualização do documento.

Após o destinatário abrir o documento, a notificação para, mesmo se os dias inseridos ainda não foram finalizaram.

2.3 Visualização e Edição de Cards no Kanban

Permite configurar a visualização e ou edição dos cards no Kanban.

Marque as flags conforme permissão.

Responsável: Tarefas que o usuário abriu, ou seja, ele é o responsável pela tarefa.

Envolvido: Tarefas que em algum momento passou pelo usuário externo. Empresa Acesso: Tarefas que estão como cliente a empresa que o usuário externo está vinculado.

Executor: Tarefas que estão no momento em nome do usuário externo.

Clique em [Salvar].

Observação: as permissões somente serão ativadas se as flags correspondes forem marcadas.

3) ENVIO DE DOCUMENTOS

O envio de documentos para usuário externo é realizado no Módulo Administrativo > Document Center > Novo Documento.

Carregue o documento que deseja enviar.

Informe o ‘Destinatário;

Selecione o ‘Grupo’ e o ‘Tipo’ de documento;

Informe o ‘Nome do Documento’ a ser enviado;

Preencha o ‘Assunto’;

Informe a ‘Data de Vencimento’ e o ‘Valor’;

Informe a ‘Competência’;

Se necessário preencha o campo ‘Observações’;

Clique em [Enviar Documento (s)].

Uma mensagem de confirmação de envio aparece na tela.

Clique em [Fechar].

Em seguida o ‘Usuário Externo’ é notificado por e-mail informando o envio do documento.

Na sequência recebe a notificação informando a data de vencimento do documento, conforme configuração realizada.