1) OBJETIVO
Este manual tem como objetivo definir as regras e notificações para os usuários externos, como por exemplo o nível de visualização e edição do card no Kanban e notificações de envio de documentos.
2) CONFIGURAÇÃO
Acesse o Módulo Administrativo > Configurações > Processos > Regras Usuários Externos.
O sistema dispõe de duas formas de controle de notificação:
- Notificação Após Envio
- Notificação Antes do Vencimento
2.1. Notificação Após Envio
Marque a flag ‘Após o Envio’ para que o usuário externo receba notificação por e-mail, após o envio de documento.
No campo ‘Dias sem Visualizar o Documento’ informe o número de dias em que a notificação deve ser enviada, após o envio do documento.
No campo ‘Repetir Notificação por (Dias) informe quantos dias que a notificação deve repetir até que o destinatário visualize o documento.
2.2. Notificação Antes do Vencimento
Marque a flag ‘Antes do Vencimento’ para notificar o usuário antes da data de vencimento do documento.
No campo ‘Notificar Antes do Vencimento (Dias)’ informe quantos dias antes do vencimento a notificação será enviada para o e-mail avisando sobre o documento.
No campo ‘Repetir Notificação por (Dias)’ informe o número de dias que a notificação será enviada ao destinatário antes do vencimento do documento.
Observação: essa repetição acontece até a visualização do documento.
Após o destinatário abrir o documento, a notificação para, mesmo se os dias inseridos ainda não foram finalizaram.
2.3 Visualização e Edição de Cards no Kanban
Permite configurar a visualização e ou edição dos cards no Kanban.
Marque as flags conforme permissão.
Responsável: Tarefas que o usuário abriu, ou seja, ele é o responsável pela tarefa.
Envolvido: Tarefas que em algum momento passou pelo usuário externo. Empresa Acesso: Tarefas que estão como cliente a empresa que o usuário externo está vinculado.
Executor: Tarefas que estão no momento em nome do usuário externo.
Clique em [Salvar].
Observação: as permissões somente serão ativadas se as flags correspondes forem marcadas.
3) ENVIO DE DOCUMENTOS
O envio de documentos para usuário externo é realizado no Módulo Administrativo > Document Center > Novo Documento.
Carregue o documento que deseja enviar.
Informe o ‘Destinatário;
Selecione o ‘Grupo’ e o ‘Tipo’ de documento;
Informe o ‘Nome do Documento’ a ser enviado;
Preencha o ‘Assunto’;
Informe a ‘Data de Vencimento’ e o ‘Valor’;
Informe a ‘Competência’;
Se necessário preencha o campo ‘Observações’;
Clique em [Enviar Documento (s)].
Uma mensagem de confirmação de envio aparece na tela.
Clique em [Fechar].
Em seguida o ‘Usuário Externo’ é notificado por e-mail informando o envio do documento.
Na sequência recebe a notificação informando a data de vencimento do documento, conforme configuração realizada.
