1) OBJETIVO
Este manual tem como objetivo instruir o usuário no cadastro das principais funcionalidades do módulo financeiro.
2) FORMA DE PAGAMENTO
O sistema traz no banco de dados diversas formas de pagamento cadastradas.
Para realizar novo cadastro acesse o menu Cadastros > Financeiro > Forma de Pagamento.
Clique em [Incluir];
Informe no campo ‘Nome’ o título da forma de pagamento;
No campo ‘1º Vencimento Por’ informe como será controlado o vencimento;
Informe a ‘Forma de Pagamento’;
Preencha os demais campos conforme definição de pagamento.
No campo ‘Qt. 1 Venc.’ Informe a quantidade de dias para o primeiro vencimento caso a forma de pagamento seja a prazo.
No quadrante ‘Opções’, marque as flags pertinentes a forma de pagamento que esta sendo cadastrada.
O preenchimento da Tipo de Documento, Cliente Cartão e Conta Bancária são de preenchimento opcionais.
Clique em [OK] para salvar.
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3) TIPOS DE DOCUMENTO
O cadastro de tipos de documento serve para utilização tanto na rotina de contas a Pagar/Receber quanto na rotina fiscal.
O banco de dados do sistema traz diversas formos ‘Tipos de Documento’ cadastradas.
Para novo cadastro acesse o menu Cadastros > Financeiro > Tipo de Documento.
Clique em [Incluir];
Informe no campo ‘Nome’ o título da forma de pagamento;
Na aba ‘Geral’ marque as flags conforme definição:
Número Obrigatório: Caso utilizado o número deverá ser sempre informado;
Detalhar Documento: marcar caso deseja detalhar no contas a pagar/receber;
Documento Emissão Própria: marcar quando houver emissão de notas fiscais pela empresa;
Documento Extemporâneo: marcar quanto houver emissão de documentos extemporâneos;
Devolução Requerida: utilizado para Documentos do módulo Protocolo;
Conciliação Automática: utilizado para o módulo contas a pagar/receber, se marcado a conciliação será feita automaticamente;
Não Imprimir Documento: se marcado não haverá impressão deste;
Usar Em NFC’e: se Marcado, aparecerá no módulo NF’e do Athenas no momento do fechamento da venda.
Documento Fiscal: define se o documento é utilizado para operações de compra e venda de Materiais, se Serviços Tomados, Prestados ou se Materiais e serviços.
Demais campos e abas serão preenchidos conforme necessidade específica da empresa.
Clique em [OK] para salvar.
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4) SITUAÇÃO
O cadastro de situação serve para definir a situação da ‘Contas a Pagar ou a Receber.
O banco de dados do sistema traz diversas formas de ‘Situação’ cadastradas.
Para cadastrar novo tipo de situação acesse o menu Cadastros > Financeiro > Situação.
Clique em [Incluir];
Marque a ‘Natureza’ conforme situação que esta sendo cadastrada;
A Flag ocultar no AthenasX é utilizada para o cliente que utiliza o módulo Athenas em Web.
No campo ‘Ao Renegociar’ informe a situação para lançar nas parcelas a serem renegociadas;
No campo ‘Situação para Lançar nas Novas Parcelas’ informe a situação de natureza Em Aberto.
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5) CONTA BANCÁRIA
Acesse o menu Cadastros > Financeiro > Contas Bancárias.
Informe os seguintes campos:
- Número da Agência e dígito se houver;
- Número da conta com seu dígito;
- Código do banco;
- Nome do banco (utilize um nome de fácil identificação pois aparecerá na ferramenta de pesquisa);
Demais campos e abas serão preenchidos conforme necessidade específica da empresa.
Clique em [OK] para salvar.
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6) PLANO DE CONTAS
O Sistema traz no banco de dados modelos de ‘Plano de Contas’ cadastrados. O usuário também pode importar modelos de Plano de Contas predefinidos.
6.1. Modelo Plano de Contas
Antes de realizar o cadastro do Plano de Contas é necessário cadastrar o modelo do plano,
Acesse o menu Cadastros > Financeiro > Modelo de Plano de Contas.
Clique em [Incluir];
É necessário definir a máscara e a quantidade de níveis terá o Plano de Contas.
No sistema funciona da seguinte forma:
Campo Formato
Supomos que seu plano de contas tenha 5 níveis e seu classificador funcione da seguinte forma:
9.99.99.999.99999
Definimos então o campo formato da seguinte forma:
12235
- Define que o primeiro nível irá variar de 0 a 9;
- Define que o segundo nível irá variar de 0 a 99;
- Define que o terceiro nível irá variar de 0 a 99;
- Define que o quarto nível irá variar de 0 a 999;
- Define que o quinto nível irá variar de 0 a 99999.
Atenção: após definido o formato do Plano de Contas o mesmo não poderá ser alterado, portanto defina muito bem o formato do plano de contas para evitar quaisquer contratempos no decorrer do uso do sistema.
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6.2. Cadastro Modelo Plano de Contas no Cadastro da Empresa
Após definido o modelo do Plano de Contas, acesse o menu Cadastros > Empresas > Aba Parâmetros > Subaba Financeiro.
Informe o código de cadastro do Plano de Contas para que o sistema reconheça o plano nos lançamentos contábeis.
Clique em [OK] para salvar.
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6.3. Cadastrando Plano de Contas
Após definido o modelo e informado no cadastro de empresas, acesse o menu Cadastros > Financeiro > Plano de Contas.
O Plano de Contas tem dois tipos de contas as serem incluídas as ‘Sintéticas’ e as ‘Analíticas’.
Contas Sintéticas são contas totalizadoras, elas não recebem lançamentos, apenas os totalizam.
Contas Analíticas são contas que recebem os lançamentos.
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Para incluir ‘Conta Sintética’, clique em [Conta];
Defina o ‘Nome da Conta’;
Informe o ‘Tipo’ – Sintética ou Analítica;
Informe a ‘Natureza’ – Devedora ou Credora;
Clique em [OK] para salvar.
Para incluir ‘Conta Analítica’, clique sobre a conta sintética e em seguida clique em [Sub Conta];
Exemplo: Para criar a conta ‘Caixa’, clique sobre a conta ‘Caixa Geral’ em seguida clique em [Sub Conta].
Defina o ‘Nome da Conta’;
Informe o ‘Tipo’ – Sintética ou Analítica;
Informe a ‘Natureza’ – Devedora ou Credora;
Clique em [OK] para salvar.
Observação: As Contas Analíticas devem ser utilizadas no último nível da estrutura da máscara do plano de contas para melhor operacionalização.
![](https://www.athenas.online/wp-content/uploads/2023/06/Imagem-8-37-1024x635.png)
6.4. Alterando Conta Cadastrada
Acesse o menu Cadastros > Financeiro > Plano de Contas.
Clique em [Procurar];
Realize a busca utilizando as opções disponíveis no sistema.
Selecione a Conta que deseja alterar;
Clique em [Alterar];
Realize as alterações;
Clique em [Ok] para salvar.
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7) CENTRO DE CUSTOS
O Sistema traz no banco de dados um modelo de ‘Centro de Custo’ cadastrados.
Caso opte por cadastrar um modelo próprio siga os passos abaixo.
O Cadastro do Centro de Custos é definindo o formato do mesmo no cadastro de empresas.
Acesse o menu Cadastros > Empresas > Aba Parâmetros > Subaba Financeiro.
Informe o código de cadastro do Centro de Custo para que o sistema reconheça o plano nos lançamentos contábeis.
Clique em [OK] para salvar.
Campo Formato:
Supomos que seu centro de custo tenha 3 níveis e seu classificador funcione da seguinte forma:
9.99.999
Definimos então o campo formato da seguinte forma:
123
- Define que o primeiro nível irá variar de 0 a 9;
- Define que o segundo nível irá variar de 0 a 99;
- Define que o quarto nível irá variar de 0 a 999.
Atenção: após definido o formato do Centro de Custos o mesmo não poderá ser alterado, portanto defina muito bem o formato para evitar quaisquer contratempos no decorrer do uso do sistema.
![](https://www.athenas.online/wp-content/uploads/2023/06/Imagem-10-25-1024x688.png)
7.1. Cadastrando Centro de Custos
Após definido o código e o formato do Centro de Custo no cadastro da empresa acesse o menu Cadastros > Financeiro > Centro de Custos.
O Centro de Custos tem dois tipos de contas as serem incluídas as ‘Sintéticas’ e as ‘Analíticas’.
![](https://www.athenas.online/wp-content/uploads/2023/06/Imagem-11-19-1024x677.png)
Para incluir ‘Conta Sintética’, clique em [I. Conta];
Defina o ‘Nome da Conta’;
Informe o ‘Tipo’ – Sintética ou Analítica;
Clique em [OK] para salvar.
Para incluir ‘Conta Analítica’, clique sobre a conta sintética e em seguida clique em [I. Sub Conta];
Exemplo: Para criar a conta ‘Diretoria’, clique sobre a conta ‘Administrativo’ em seguida clique em [I. Sub Conta].
Defina o ‘Nome da Conta’;
Informe o ‘Tipo’ – Sintética ou Analítica;
Clique em [OK] para salvar.
Observação: As Contas Analíticas devem ser utilizadas no último nível da estrutura da máscara do plano de contas para melhor operacionalização.
![](https://www.athenas.online/wp-content/uploads/2023/06/Imagem-12-19.png)
8) ATIVIDADES
As atividades são os detalhamentos dos centros de custos.
Caso a empresa precise de um grau maior de detalhamento em seus relatórios que não seja contemplada pelos centros de custos o cadastro de atividades é a ferramenta ideal.
Acesse o menu Cadastros > Empresas > Aba Parâmetros > Financeiro.
Informe o código da Atividade para que o sistema reconheça o plano nos lançamentos contábeis.
Clique em [OK] para salvar.
Campo Formato:
Supomos que seu centro de custo tenha 3 níveis e seu classificador funcione da seguinte forma:
9.99.999
Definimos então o campo formato da seguinte forma:
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- Define que o primeiro nível irá variar de 0 a 9;
- Define que o segundo nível irá variar de 0 a 999;
- Define que o quarto nível irá variar de 0 a 999.
Atenção: após definido o formato das Atividades o mesmo não poderá ser alterado, portanto defina muito bem o formato para evitar quaisquer contratempos no decorrer do uso do sistema.
![](https://www.athenas.online/wp-content/uploads/2023/06/Imagem-13-16-1024x692.png)
8.1. Cadastrando Atividades
Após definido o código e o formato do plano de Atividades no cadastro de empresas, acesse o menu Cadastros > Financeiro > Atividades.
O Plano de Atividades tem dois tipos de contas as serem incluídas as ‘Sintéticas’ e as ‘Analíticas’.
Para incluir ‘Conta Sintética’, clique em [I. Conta];
Defina o ‘Nome da Conta’;
Informe o ‘Tipo’ – Sintética ou Analítica;
Clique em [OK] para salvar.
Para incluir ‘Conta Analítica’, clique sobre a conta sintética e em seguida clique em [I. Sub Conta];
Exemplo: Para criar a conta ‘Águas Profundas’, clique sobre a conta ‘Campos dos Goytacazes’ em seguida clique em [I. Sub Conta].
Defina o ‘Nome da Conta’;
Informe o ‘Tipo’ – Sintética ou Analítica;
Clique em [OK] para salvar.
Observação: As Contas Analíticas devem ser utilizadas no último nível da estrutura da máscara do plano de contas para melhor operacionalização.
![](https://www.athenas.online/wp-content/uploads/2023/06/Imagem-14-14.png)