1) OBJETIVO

Este manual tem como objetivo instruir o usuário no planejamento e gerenciamento das receitas e despesas em um determinado período.

2) CONFIGURAÇÃO

2.1 Cadastro de Usuários

Acesse o menu Arquivo > Usuários > Aba C. Custo/Orçamento > Subaba Opções.

Clique em [Procurar] para localizar o usuário;

Marque a Flag ‘Distribua Valores de Rateio do Orçamento para os Centros de Custo;

Marque a flag ‘Não Verificar Saldo orçamentário ao fazer Requisitar Material e Serviço’ caso o usuário tenha a permissão de realizar requisições sem consultar o saldo orçamentário gerado;

Na Subaba ‘Centros de Custo Permitidos’ defina os Centros de Custo que o usuário terá acesso conforme orçamento realizado em cada Centro de Custo.

Marque as flag’s conforme permissão.

Clique em [OK] para salvar.

Observação: Caso o usuário utilize todos os centros de custo não é necessário realizar esta definição. Mas caso opte em realizar todas as flag’s deverão sem marcadas.

2.2. Cadastro Empresas

Acesse o menu Cadastros > Empresas > Aba Parâmetros > Subaba Financeiro.

Marque a flag ‘Controlar saldo orçamento executivo;

Clique em [OK] para salvar.

2.3. Cadastro Administrativo

Acesse o menu Arquivo > Configurações > Aba Administrativo > Subaba Orçamento Anual.

Defina como serão gerados os saldos orçamentários marcando as flag’s abaixo:

• Verificar saldo orçamentário apenas do mês corrente para atender requisições;
• Verificar saldo orçamentário na tela de entrada e financeiro;
• Orçamento com fechamento semestral.

Na subaba ‘Estoque Vendas 5’;

Marque a flag ‘Usar simulação financeira na tela de Pedido de Venda/Ordem de Compra’.

Na subaba ‘Estoque Vendas 6’;

Marque a flag ‘Usar Autorização na Ordem de Compra’;

Observação: Para usar ‘Orçamento’ na Ordem de Compra é necessário que ela seja aprovada antes.

Clique em [OK] para salvar.

2.4. Grupo de Produtos

O agrupamento de produtos é fundamental caso o usuário opte por controlar o saldo orçamentário nas requisições de materiais e ordens de compras feitas.

Acesse o menu Cadastros > Estoque > Grupo/Subgrupo > Grupo, Sub-Grupos e Sub Sub-Grupos.

Clique em [Incluir];

Informe o ‘Nome’ do grupo no campo ‘Nome;

Informe a ‘Conta Estoque’ no campo ‘Conta Contábil Estoque’;

Caso a ‘Conta Contábil de Resultado’ seja única informe o número da conta no campo ‘Conta Contábil Resultado’;

Observação: caso possua mais de uma ‘Conta Contábil Resultado’ informe o número da conta na coluna ‘Conta Contábil’ do quadrante Sub. Sub-Grupos.

No quadrante ‘Sub-Grupos’ informe o ‘Nome do Sub-Grupo’;

No quadrante ‘Sub. Sub-Grupos’ informe o ‘Nome do Sub. Sub-Grupo’;

Clique em [OK] para salvar.

2.5. Cadastro de Produtos

No cadastro de produtos definimos o agrupamento dos produtos.

Acesse o menu Cadastros > Estoque > Produtos > Aba Básico.

Informe Grupo – S. Grupo – S. S Grupo conforme definição realizada no ‘Grupo de Produtos’;

Clique em [OK] para salvar.

Observação: o preenchimento do agrupamento de produtos é obrigatório para controlar o saldo orçamentário nas requisições de materiais.

2.6. Cadastro de Plano de Contas

No Plano de Contas é definido as contas que o usuário poderá utilizar.

Acesse o menu Cadastros > Financeiro > Plano de Contas > Aba Orçamento 1.

Clique em [Alterar];

Localize a ‘Conta’ que o usuário poderá utilizar;

Observação: Para cada conta contábil (analítica) é necessário informar o ‘Tipo de Lançamento’ que compõe o orçamento anual.

No campo ‘Tipo de Lançamento Orçamentário’ selecione o tipo conforme necessidade.

0. Não Orçar: Não executa o orçamento nas contas;

1. Materiais: Apenas classifica;

2. Folha de Pagamento: Informa as contas de despesas referentes à Folha de Pagamento;

3. Valores Digitados: Os valores são informados no ato do cadastro do orçamento.

Observação: esta é a opção mais usual para o controle de orçamento.

4. Cálculo Automático: Calcula a partir da fórmula.

Observação: Utilize a fórmula clicando no botão à frente do campo correspondente e, em seguida, no editor de fórmula, clique com o botão direito para acessar as variáveis necessárias.

Clique em [OK] para salvar.

2.7. Tipo de Lançamento Orçamentário – Folha de Pagamento

Caso o usuário opte por utilizar o tipo folha de pagamento é necessário realizar as seguintes configurações:

Criar um ‘Produto’ com o nome ‘Salário Mensal’;

No campo ‘Natureza’ selecione a opção ‘5. Serviço’;

Informe a Unidade e Volume/Embalagem.

Na aba ‘Contabilização/Orçamento’;

Informe no campo ‘Conta Contábil Despesa’ a ‘Conta Contábil de Salário’.

No ‘Cadastro de Orçamento’;

Clique no ícone da ‘Engrenagem’ indicado abaixo;

Informe o ‘Código do Produto’ cadastrado para o Salário Mensal;

Na coluna ‘Preço Custo’ informe 1;

Informe o ‘Valor Total da Folha de Pagamento’ no campo ‘Total’;

Em seguida tecle Ctrl + D para distribuição dos valores nos meses.

Na ‘Forma de Cálculo Folha’

Para o Tipo de Lançamento Folha de Pagamento o sistema permite criar formas dos valores incidentes na folha.

Observação: esta rotina é opcional, não sendo obrigatória para executar o orçamento da folha.

Informe o tipo de lançamento e o método de cálculo correspondente para cada um dos tipos listados abaixo, além de descrever a forma de cálculo da folha, levando em consideração as alíquotas aplicáveis.

Férias: Alíquota = 0.1111;

Décimo Terceiro: Alíquota = 0.0833;

FGTS ou FGTS Provisões: Alíquota = 0.08;

Observação: Caso a empresa não seja optante pelo Simples Nacional a alíquota será somada em 0.005.

INSS ou INSS Provisões: A alíquota será formada pelo somatório das alíquotas do grau de risco, FPAS, e terceiros do cadastro de empresas;

PIS ou PIS Provisões: Se no cadastro de empresas (Parâmetros\Fiscal 1) estiver marcado que calcula PIS /PASEP s/ Folha Pgto utilizará alíquota = 0.01.

3) ORÇAMENTO ANUAL

Acesse o menu Movimentação > Financeiro > Orçamento Anual.

Clique em [Incluir];

Informe o ‘Nome do Orçamento’ no campo ‘Nome’;

Informe o ‘Ano’ do Orçamento;

Selecione:

Centro de Custo;

Atividade;

Selecione o Tipo:

Econômico: Este tipo de orçamento é uma estimativa geral das receitas e despesas da empresa para o período de um ano. No entanto, no dia a dia da empresa, o orçamento econômico pode não ser diretamente utilizado para tomadas de decisão operacionais;

Caixa: O orçamento de caixa é focado na previsão das entradas e saídas de movimentação financeira durante o período orçamentário. Ele é essencial para garantir que a empresa tenha fundos suficientes para cobrir suas despesas operacionais e obrigações financeiras. O confronto entre o previsto (o que foi planejado), o orçado (o que foi previsto) e o realizado (o que realmente ocorreu);

Selecione a Forma;

Proposta: Não influencia diretamente o saldo, é uma versão inicial do orçamento com estimativas e metas;

Executivo: Refere-se à execução do orçamento, onde ele é implementado e se torna ativo;

Suplemento: Utilizado para adicionar mais saldo ao orçamento executivo, geralmente em resposta a mudanças nas condições financeiras ou operacionais;

Ajustado: Serve para ajustar o saldo das contas, substituindo o orçamento executivo em situações específicas, como quando há modificações nos valores alocados para diferentes centros de custo.

Selecione a Natureza;

Custeio: Destinadas à manutenção dos serviços criados anteriormente à Lei Orçamentária Anual, e correspondem entre outros gastos, os com pessoal, material de consumo, serviços de terceiros e gastos com obras de conservação e adaptação de bens imóveis;

Investimento: Representa os valores gastos com a aquisição de bens como máquinas, equipamentos, veículos, móveis, ferramentas, informática, etc. pagos de uma única vez, ou em parcelas;

Rateio (custos): Trata-se de uma forma direta de agregar os recursos consumidos pelos objetos principais de custos em determinado estagio de sua ocorrência. O rateio é calculado pela seguinte fórmula, exemplo: Valor do item / Total Mercadorias * Valor Despesas.

Na aba ‘Itens do Orçamento’ informe a ‘Conta’ e o ‘Valor Total’ a serrem gastos anualmente;

Tecle Control+D para distribuir o valor nos meses ou

Tecle Control+T para selecionar os meses que deseja que os valores sejam considerados;

Clique em [OK] para salvar.

4) MOVIMENTAÇÃO FINANCEIRA (CONTAS A PAGAR/RECEBER)

Acesse o menu Movimentação > Financeiro > Contas a Pagar e Receber.

A movimentação de contas a pagar/receber deverá ser lançada com ‘Rateio do Centro de Custo’;

Informe no quadrante ‘Rateio de Custos’ a ‘Conta Contábil’ e o ‘Centro de Custo’.

5) REQUISIÇÕES

Acesse o menu Movimentação > Estoque > Requisição de Material/Serviços.

Ao incluir uma requisição o sistema realiza a consistência com o valor orçado para cada setor.

Caso haja saldo disponível será possível realizar a requisição, caso contrário o sistema emitirá mensagem de alerta.

6) ORDEM DE COMPRA

Acesse o menu Movimentação > Estoque > Ordem de Compra.

Ao incluir uma ‘Ordem de Compra’ é necessário informar o ‘Centro de Custo’ na aba ‘Outras Informações’.

Em seguida deve ser gerado a ‘Parcela’ da ‘Ordem de Compra’.

6.1. Autorização Ordem de Compra

Após gerar a Ordem de Compra é necessário autorização da mesma.

Acesse o menu Movimentação > Estoque > Autorização de Ordem de Compra.

informe o ‘Período’;

Selecione a ‘Situação da Autorização’;

Clique em [Listar];

Selecione a ‘Ordem de Compra’ que irá autorizar;

Clique em [Autorizar].

O sistema irá emitir uma mensagem informando os dados da Ordem de Compra.

7) ACOMPANHAMENTO ORÇAMENTÁRIO

Acesse o menu Movimentação > Financeiro > Acompanhamento Orçamentário ou dê duplo clique no campo ‘Cod. Red.’ dentro do ‘Cadastro de Orçamento Anual’.

 Informe:

Conta Contábil inicial;

Centro de Custo;

Orçamento;

Mês;

Clique em [Executar].

Na aba ‘Resumo’ serão apresentados os valores previstos x realizados.

O sistema possibilita gerar gráfico demonstrando o valor previsto x realizado.

Clique no ícone indicado abaixo.

Na aba ‘Detalhamento’ os valores são apresentados detalhadamente por conta contábil.

Também é possível gerar o gráfico detalhado do valor previsto x realizado.

Clique no ícone indicado abaixo.

8) RELATÓRIOS

8.1. Demonstração de Resultado Orçado

Acesse o menu Relatórios > Financeiro > Orçamentos.

Selecione o ‘Tipo do Relatório’;

Clique em [Imprimir] ou [Visualizar].

8.2. Resultado Simplificado

Acesse o menu Relatórios > Financeiro > Resultado.

No campo ‘Tipo do Relatório’ selecione a opção ‘0. Relatório Simplificado’;

Selecione o ‘Período’;

Clique em [Imprimir] ou [Visualizar].

8.3. Comparativo Mensal

Acesse o menu Relatórios > Financeiro > Resultado.

No campo ‘Tipo do Relatório’ selecione a opção ‘2. Comparativo Mensal;

Selecione o ‘Período’;

Clique em [Imprimir] ou [Visualizar].

8.4. Comparativo por Centro de Custo

Acesse o menu Relatórios > Financeiro > Resultado.

No campo ‘Tipo do Relatório’ selecione a opção ‘3. Comparativo por Centro de Custo’.

Selecione o ‘Período’;

Clique em [Imprimir] ou [Visualizar].

8.5. Comparativo Mensal c/ Média Orçada

Acesse o menu Relatórios > Financeiro > Resultado.

No campo ‘Tipo do Relatório’ selecione a opção ‘4. Comparativo Mensal c/ Média Orçada’;

Selecione o ‘Período’;

Clique em [Imprimir] ou [Visualizar].