1) OBJETIVO

Este manual tem como objetivo instruir o usuário nas configurações e lançamentos do Movimento de Caixa.

2) IMPORTAÇÃO MOVIMENTO CAIXA

Acesse o menu Movimentação > Movimento de Caixa.

Para visualizar a movimentação que já foi importada;

Selecione o ‘Período’;Clique em [Listar].

3) IMPORTAÇÃO OFX

Acesse o menu Movimentação > Movimento de Caixa.

Informe o ‘Período’ que deseja importar;

Clique em [Importar];

Selecione ‘Arquivo .ofx’;

Selecione a ‘Conta Bancária’ referente ao arquivo que esta sendo importado;

Clique em [Importar].

Selecione o arquivo OFX;

Clique em [Abrir].

Após o sistema realizar a importação, irá abrir a tela de ‘De/Para’ da importação, com a data do lançamento, histórico e valor.

Para realizar a importação deve-se primeiro definir a ‘Palavra Chave’ e ‘associar’ o mesmo a uma ‘conta contábil’.

Observação: deve-se efetuar a associação até o fim do arquivo.

Nesta tela ainda associar a palavra-chave a um histórico padrão.

Caso não queira informar o sistema irá usar o campo descrição como histórico do lançamento contábil.

Caso seja necessário excluir uma associação, acesse dentro do ‘Movimento de Caixa’ com o botão direito do mouse a opção ‘Palavras Chaves’.

Identifique a ‘Conta Contábil’ que está com a palavra associada;

Clique com o botão direito do mouse sobre a tela;

Selecione ‘Excluir Todos’ (esta opção exclui todas as palavras chaves) ou

Pressione Ctrl + delete (esta opção só exclui a linha que for selecionada).

Para alterar as informações dentro das ‘Palavras Chaves’ escolha as ‘Contas Bancárias’ clicando na seta no canto ou digitando o Código Reduzido da Contas.

4) IMPORTAÇÃO PDF

Acesse o menu Movimentação > Movimento de Caixa.

Informe o ‘Período’ que deseja importar;

Clique em [Importar];

Selecione a opção ‘Importação de PDF (AthenasBot)’.

No campo ‘Tipo do Documento da Importação de Movimento Caixa PDF’ selecione qual ‘Layout de Banco’ irá importar.

Após o sistema realizar a importação, irá abrir a tela de ‘De/Para’ da importação, com a data do lançamento, histórico e valor.

Para realizar a importação deve-se primeiro definir a ‘Palavra Chave’ e ‘associar’ o mesmo a uma ‘conta contábil’.

Observação: deve-se efetuar a associação até o fim do arquivo. Nesta tela ainda associar a palavra-chave a um histórico padrão.

5) IMPORTAÇÃO EXCEL

Antes de realizar a importação em Excel, é necessário informar a ‘Conta Contábil’ a ser utilizada no ‘Movimento de Caixa’.

Acesse o menu Cadastros > Plano de Contas > Aba Forma de Lançamento.

Selecione a ‘Conta Contábil Analítica’ a ser utilizada;

Marque a flag ‘Conta de Livro Caixa’;

Clique em [OK] para salvar.

Acesse o menu Movimentação > Movimento de Caixa.

Informe o ‘Período’ que deseja importar;

Clique em [Importar];

Selecione ‘Excel’;

Selecione a ‘Conta Bancária’ referente ao arquivo que esta sendo importado;

Na tela são realizadas as associações das colunas informadas no Excel.

No caso a planilha conste com apenas uma ‘Conta Bancária’, o ‘Código Reduzido’ deverá informado no campo de ‘Conta Bancária’.

Caso tenha mais de uma ‘Conta Bancária’ na planilha, o campo ‘Conta Bancária’ deve ficar em branco e a planilha ter uma coluna com as ‘Contas Bancárias’.

Deve-se associar a ‘Conta Bancária’ no ‘Movimento de Caixa’.

Clique em [Selecionar Arquivo].

Selecione a Planilha Excel;

Clique em [Abrir].

Após selecionar o arquivo, identifique as colunas do Excel que serão usadas na importação nas colunas da tela de ‘Movimento Caixa’ sendo que a coluna ‘A’ deve ser sempre a coluna de data.

Existem duas formas de contabilizar o Valor:

1º) caso na planilha de Excel o ‘Valor Pago’ e o ‘Valor Recebido’ estejam em colunas diferentes, deve-se usar as referências de ‘Valor Pago’ e ‘Valor Recebido’ para identificar a natureza da ‘Conta Bancária.

2º) Caso na planilha de Excel o ‘Valor Pago’ e o ‘Valor Recebido’ esteja em uma única coluna diferenciado pelo sinal (-) negativo, deve-se usar a referência de valor principal, pois onde o valor for positivo a ‘Conta Bancária’ será credora e onde for negativo a ‘Conta Bancária’ será devedora.

Após associar as colunas clique em [Confirmar], o sistema irá carregar a tela de ‘Associação de Palavras Chaves’.

Durante o processo de importação irá abrir a ‘Tela de Importação’, com a data do lançamento, histórico e o valor, trazendo a informação na coluna ‘Conta Bancária’ a mesma informação que se encontra na planilha em Excel.

Para realizar a importação deve associar a palavra que se encontra no campo ‘Palavra Chave Conta Contábil’ com uma ‘Conta Contábil’.

6) CONTABILIZAÇÃO DE JUROS E DESCONTOS

Acesse o menu Cadastros > Rotinas Contábeis de Caixa.

Para realizar a contabilização a planilha deverá conter uma coluna com os valores de juros e descontos.

Clique em [Incluir];

Informe o ‘Nome’;

Selecione o ‘Tipo Contabilidade’;

Selecione a ‘Conta Contábil Contra Partida’;

Selecione o ‘Histórico’;

Clique em [OK] para salvar.

6.1. Histórico Padrão no Excel

Pode ser informado histórico padrão criado anteriormente que irá substituir o histórico da planilha e poderá ser usado alguns atalhos descriminados abaixo:

@TDN – vai preencher o histórico padrão com o que estiver preenchido na coluna N de documento;

@HF – vai preencher o histórico padrão com o que estiver preenchido na coluna Histórico;

@NP – vai preencher o histórico padrão com o que estiver preenchido na coluna pessoa;

#NCC – vai preencher o histórico padrão com o nome da conta contábil de credito;

#NCD – vai preencher o histórico padrão com o nome da conta contábil de debito.

6.2. Histórico Padrão no OFX

Pode ser informado histórico padrão criado anteriormente que irá substituir o histórico da planilha e poderá ser usado alguns atalhos descriminados abaixo:

@TDN – vai preencher o histórico padrão com o que estiver preenchido na coluna N de documento;

@HF – vai preencher o histórico padrão com o que estiver preenchido na coluna Histórico;

@NP – vai preencher o histórico padrão com o que estiver preenchido na coluna pessoa;

#NCC – vai preencher o histórico padrão com o nome da conta contábil de credito;

#NCD – vai preencher o histórico padrão com o nome da conta contábil de debito.

7) CONCILIAÇÃO DO MOVIMENTO DE CAIXA COM LANÇAMENTOS CONTÁBEIS

Acesse o menu Movimentação > Conciliação Movimento de Caixa.

Informe o ‘Período’;

Marque a flag ‘Todas/Filias’ caso a conciliação seja em todas as filiais da empresa;

Marque a flag do quadrante ‘Listar’ conforme lançamentos que deseja conciliar.

Selecione a ‘Conta Bancária’ no campo ‘Conta Bancária Banco’;

Clique em [Listar].

Na coluna de ‘Movimento Contábil Bancário’ irá constar os lançamentos contábeis do período solicitado na conta informada.

Na coluna de ‘Movimento Bancário’ irá constar os lançamentos contábeis no movimento de caixa do período solicitado na conta informada.

Observação: após a apuração das informações deve ser realizada a conciliação dos dados, que pode ser feita manualmente ou automaticamente, lembrando que a conciliação é feita entre colunas, ou seja, a coluna de movimento contábil com a coluna de movimento bancário.

7.1. Conciliação Manual

Consiste em conciliar os lançamentos individualmente. Essa rotina deve ser usada quando os valores entre o movimento de caixa e os lançamentos contábeis não são iguais.

Marque a opção de ‘OK’ com a barra de espaço nas duas colunas e os valores devem ser iguais na coluna inferior e em seguida clique em [Conciliar].

7.2. Conciliação Automática

Consiste em conciliar os lançamentos de uma única vez. Essa rotina deve ser usada quando os valores entre o movimento de caixa e os lançamentos contábeis sejam iguais.

Após listar os lançamentos clique em [Conciliar Todos].

8) CONTABILIZAÇÃO MOVIMENTO DE CAIXA

Acesse o menu Arquivo > Contabilização.

Informe o ‘Período’;

Marque a flag ‘Mov. Caixa’ no quadrante ‘Tipo de Lançamento’;

Informe o ‘Nome do Lote’;

Marque a flag ‘Sintético’;

Marque a flag ‘Somente Não Conciliados’;

Clique em [Contabilizar].