1) OBJETIVO

Este manual tem como finalidade orientar o usuário sobre como configurar e utilizar a funcionalidade de envio de múltiplos documentos de diferentes tarefas (processos filhos) em um único e-mail, consolidado a partir da conclusão de uma tarefa principal (processo Pai) no Kanban do Athenas Online.

2) CONFIGURAR PROCESSOS INTEGRADOS

Essa estrutura permite automatizar o envio de múltiplos documentos em um único fluxo, organizando a comunicação com o cliente final.

Acesse o Módulo Administrativo menu Cadastros > Tarefas > Kanban > Processos.

2.1. Identificar os Processos Pai e Filhos

– Processo Pai:

Defina qual será o processo principal, ou seja, aquele que, ao ser finalizado, disparará o envio consolidado dos documentos vinculados a outros processos.

– Processos Filhos:

Identifique quais processos complementares deverão ter seus documentos integrados ao envio do processo Pai. Esses documentos serão automaticamente agrupados e enviados em conjunto, desde que atendam aos critérios de período de apuração e empresa vinculada.

2.2. Configurar os Processos Filhos

Acesse a tela de processos e edite cada processo que atuará como “Filho” na integração.

Clique em [Regras Envio de Documentos e Critérios de Baixa].

No campo “Regras de Baixa”, selecione a opção:

✅ Baixa com anexo, somente salvar DC (não notificar).

Essa configuração garante que, ao concluir a tarefa, o documento será armazenado no Document Center, mas não será enviado por e-mail imediatamente, pois o envio será controlado exclusivamente pela finalização do processo Pai.

Clique em [Salvar] para concluir a configuração.

2.3. Configurar o Processo Pai

Localize e edite o processo que será definido como principal (Pai) na integração.

Clique em [Envio de Documentação Integrada].

Selecione os processos que deverão ser vinculados a ele.

Esses devem ser os processos Filhos previamente configurados com a regra de baixa “não notificar”.

🔔 Atenção:

Somente serão exibidos na lista os processos cuja regra de baixa esteja definida como “somente salvar DC (não notificar)”.

No campo “Regras de Baixa”, selecione a opção:

✅ Baixa e notifica tarefas dos processos integrados

Com essa configuração, ao concluir a tarefa do processo Pai, o sistema irá localizar automaticamente os documentos salvos nas tarefas dos processos Filhos — que estejam no mesmo período de apuração e empresa vinculada — e os enviará consolidados em um único e-mail.

Clique em [Salvar] para concluir a configuração.

3) CONFIGURAR INTEGRAÇÃO ENTRE AS EMPRESAS

Acesse o menu Cadastros > Empresas > Aba Processos.

Localize e edite a empresa que será responsável por executar o processo Pai.

No campo “Empresa Integrada”, informe o código da empresa que será responsável pela execução das tarefas dos processos Filhos.

📌 Exemplo prático:

Se a empresa 2-1 executa o processo principal (Pai), e os documentos dos processos Filhos pertencem à empresa 500-1, informe “500-1” no campo de integração da empresa 2-1.

✅ Com essa configuração, ao concluir a tarefa do processo Pai na empresa 2-1, o sistema buscará e integrará automaticamente os documentos das tarefas vinculadas à empresa 500-1 — desde que estejam dentro do mesmo período de apuração.

4) CONFIGURAR DESTINATÁRIOS

Acesse o menu Cadastros > Usuários.

Localize e edite o cadastro dos usuários ou clientes que deverão receber os e-mails com os documentos integrados.

No campo ‘Grupo de documentos acessíveis no document center’ selecione o grupo de documentos que o usuário irá receber a notificação por e-mail.

O sistema exibirá a pergunta: ‘Deseja adicionar todos os tipos vinculados automaticamente?’;

Clique em [Sim] para que todos os documentos sejam vinculados no campo ‘Tipos de documentos acessíveis no document center’.

No quadrante ‘Comunicados’ marque as notificações o usuário irá receber por e-mail.

📌 Importante:

O sistema considerará os parâmetros da tarefa (como grupo, tipo de documento e empresa vinculada) para identificar os destinatários elegíveis.
Somente usuários com vínculo ativo com esse conteúdo receberão o e-mail consolidado.

✅ Essa configuração garante que o envio seja direcionado corretamente ao responsável pela empresa ou grupo de documentos.

Clique em [Salvar] para finalizar a configuração.

5) FUNCIONAMENTO DA ROTINA

O usuário conclui a tarefa do processo Pai normalmente no sistema.

Ao finalizar, o sistema localiza automaticamente as tarefas dos processos Filhos integrados, desde que atendam simultaneamente aos seguintes critérios:

Pertencem ao mesmo Período de Apuração (PA).

Estão vinculadas a empresas integradas com a empresa do processo Pai.

Os documentos anexados às tarefas dos processos Filhos, previamente salvos no Document Center, são coletados de forma automática.

O sistema gera um único e-mail consolidado, contendo os links para download de todos os documentos integrados, com base nos cadastros e permissões configuradas para os destinatários.

✅ Dessa forma, o cliente recebe uma comunicação centralizada, mesmo que os documentos pertençam a processos diferentes e empresas distintas dentro da base.

🗂️ Registro e Visualização

As tarefas pertencentes aos processos Filhos terão sua baixa registrada com o status “Não notificado”, uma vez que o envio dos documentos está condicionado exclusivamente à conclusão da tarefa do processo Pai.

Após a finalização da tarefa principal, o sistema incluirá automaticamente um comentário final na tarefa do processo Pai, contendo as seguintes informações:

• Grupo do Documento
• Tipo do Documento
• Link para Download (referente ao arquivo disponibilizado no Document Center)

📌 Essas anotações permitem rastrear com clareza quais documentos foram integrados e enviados, mantendo um histórico completo da comunicação.

📧 Exemplo de E-mail Enviado

O e-mail gerado pelo sistema apresentará:

• Um layout padronizado, com identificação da empresa e do período de apuração.
• Lista organizada de documentos, categorizados por grupo (ex: Fiscal, Contábil, Pessoal) e tipo de documento (ex: DARF, Contracheque, Balancete).
• Links individuais para download seguro de cada arquivo, conforme as permissões de acesso do destinatário.

✅ Observação:

Com a rotina configurada corretamente:

– A conclusão da tarefa do processo Pai dispara o envio de todos os documentos dos processos filhos integrados.

– O e-mail enviado centraliza todas as informações de forma segura e organizada.

– O cliente recebe apenas um único e-mail consolidado, mesmo que os documentos pertençam a tarefas distintas e empresas integradas.