1) OBJETIVO

Este manual tem por objetivo orientar o usuário na criação, configuração e importação de um plano de contas personalizado para o sistema Athenas3000 a partir de um arquivo .TXT, incluindo a criação de layout, modelo, vinculação à empresa e organização final do plano.

2) MONTAR O PLANO DE CONTAS NO EXCEL

A primeira etapa da rotina consiste em estruturar corretamente o Plano de Contas em uma planilha Excel, com as colunas obrigatórias no formato exigido pelo sistema Athenas3000.

Crie um arquivo Excel contendo as seguintes colunas, nesta ordem:

Coluna	Descrição
Classificador	Estrutura hierárquica da conta. Exemplo: 1.1.01.001.00000001
Código Reduzido	Código numérico único de identificação da conta. Não pode se repetir.
Natureza	Indica a natureza da conta: D para Débito ou C para Crédito.
Tipo	Define o tipo da conta: 1 para Sintética (agrupadora) e 2 para Analítica.
Nome da Conta	Descrição da conta contábil, com clareza e padronização.

📌 Recomendações Importantes:

– Classificador e Código Reduzido devem ser únicos em cada linha. A duplicidade nesses campos impede a importação correta.

– Evite o uso de acentos, espaços extras ou caracteres especiais nos nomes das colunas e nos dados.

– Mantenha a estrutura do classificador de forma consistente, com o mesmo número de níveis e separadores utilizados no formato da máscara que será cadastrada posteriormente.

3) SALVAR O ARQUIVO COMO TXT FORMATADO (Separado por Espaços)

Após finalizar a planilha no Excel, o próximo passo é converter o arquivo para o formato de texto compatível com a rotina de importação do Athenas3000.

🧾 Salve o arquivo como texto

No Excel, siga o caminho:

📂 Arquivo > Salvar Como

• Escolha o local onde deseja salvar o arquivo;
• No campo Tipo, selecione a opção:
• ✅ *Texto (Espaçado) – .prn

(ou alternativamente: salve como .txt, garantindo que os dados estejam separados por espaços fixos e não por vírgulas ou tabulações).

✂️Edite o arquivo no Bloco de Notas

Após salvar o arquivo:

• Abra o .prn ou .txt gerado com o Bloco de Notas.
• Exclua a primeira linha, que contém apenas os títulos das colunas e não deve ser importada pelo sistema.

📌 Exemplo prático:

– Antes (com cabeçalho):

Classificador   Código Reduzido   Natureza   Tipo   Nome da Conta 

1.1.01.001…   1001              D          2      Caixa

– Depois (pronto para importação):

1.1.01.001…   1001              D          2      Caixa

⚠️ Atenção:

– Verifique se os dados permanecem alinhados corretamente, respeitando a posição de cada campo.

– Não use arquivos separados por vírgula (CSV) — o Athenas requer separação por espaços fixos para importar corretamente o layout.

4) CRIAR O MODELO DO PLANO DE CONTAS NO ATHENAS

Acesse o menu Cadastros > Modelo Plano de Contas.

Nesta etapa, será criado o modelo de plano de contas que servirá como base para importação e vinculação à empresa. Esse modelo definirá o formato estrutural do classificador, ou seja, o padrão de níveis hierárquicos das contas.

Ative qualquer empresa no sistema (não interfere na criação do modelo).

Clique no botão [Incluir] para iniciar um novo modelo.

📝 Preencha os campos obrigatórios

Na tela de cadastro do modelo, informe:

Código: Identificação numérica do modelo (ex: 001).

Nome: Nome descritivo do modelo (ex: Plano Contábil Padrão 2025).

Formato: Máscara estrutural baseada no classificador utilizado.

🧩 Como preencher o campo “Formato”?

O formato representa quantos dígitos existem em cada nível do classificador, separados por espaço.

Utilize como base o classificador utilizado no Excel:

Exemplo de classificador:

1.1.01.001.00000001

Interpretação dos níveis:

• 1 → grupo
• 1 → subgrupo
• 2 → classe
• 3 → subclasse
• 8 → conta analítica (último nível)

Formato a ser preenchido:

1 1 2 3 8

Clique em [OK] para salvar o modelo.

📌 Importante:

O formato deve refletir exatamente a estrutura dos classificadores do plano.

Todos os classificadores do arquivo TXT devem estar padronizados com a mesma máscara.

5) Vincular o Plano de Contas à Empresa

Acesse o menu Cadastros > Empresas > Aba Parâmetros > Subaba Contabilidade 1.

Selecione a empresa que irá utilizar o plano.

Na aba indicada, informe o código do modelo de plano de contas criado na etapa anterior.

Salve a alteração.

6) CRIAR O LAYOUT PARA IMPORTAÇÃO DO PLANO DE CONTAS

Acesse o menu Arquivo > Configurar Layouts > Arquivos de Importação.

Nesta etapa, será configurado um layout que permita ao sistema interpretar corretamente o conteúdo do arquivo TXT contendo o plano de contas. Esse layout define a posição e o tamanho de cada campo conforme a estrutura do arquivo.

➕ Crie um novo layout

Clique em [Incluir] e preencha os seguintes campos:

Código: Identificador numérico do layout (ex: 101)

Nome: Nome descritivo (ex: Layout Plano de Contas TXT)

Tipo: Selecione Plano de Contas

Tipo de Número: Escolha Número com Separador (para interpretar corretamente estruturas com ponto, como 1.1.01.001.00000001)

⚙️ Defina os campos com base no TXT

Para cada coluna do seu arquivo .TXT, você deve informar:

Nome do Campo (ex: Classificador, Código Reduzido, Natureza, Tipo, Nome da Conta)

Posição Inicial → onde começa o campo dentro da linha

Tamanho → número de caracteres ocupados pelo campo

📌 Exemplo prático de preenchimento:

Campo	Posição Inicial	Tamanho
Classificador	1	19
Código Reduzido	21	4
Natureza	26	1
Tipo	28	1
Nome da Conta	30	50

📌 Recomendações importantes:

– Certifique-se de que nenhum campo sobreponha outro; todos devem estar em posições exatas e com o tamanho compatível com os dados.

– Mantenha a ordem dos campos conforme o modelo da planilha original exportada.

– Se houver divergência na posição ou tamanho, a importação pode falhar ou gerar dados corrompidos.

7) IMPORTAR O ARQUIVO TXT PARA O SISTEMA

Acesse o menu Arquivo > Importar > Arquivos de Terceiros.

Nesta etapa, utilizar o layout criado anteriormente para importar o plano de contas a partir do arquivo .TXT. Essa rotina é responsável por inserir os dados no banco da empresa vinculada.

📥 Informe os dados iniciais

• No campo Layout, digite o número do layout configurado na Etapa 6.
• Acesse a aba Arquivos Identificados e preencha os campos conforme abaixo:

Campo	Valor
P. Estado	1
P.O. UF	2
P. Exterior	3

Esses campos servem para indicar as posições de origem dos arquivos e são obrigatórios para prosseguir com a importação.

📂 Inicie a importação

Clique no botão [Importar].

Localize e selecione o seu arquivo .TXT já formatado.

⚠️ Atenção:

Se o arquivo não estiver visível na janela de seleção:

Altere o filtro de exibição no canto inferior direito para:

➡️ “Todos os Arquivos (.)”

Isso permitirá que o sistema localize arquivos com extensões diferentes de .txt ou .prn.

8) ORGANIZAR O PLANO DE CONTAS

Acesse o menu Cadastros > Plano de Contas.

Após a importação, é necessário executar a rotina de organização hierárquica das contas para que o plano fique estruturado corretamente dentro do sistema Athenas3000. Essa organização agrupa contas analíticas sob suas respectivas contas sintéticas, garantindo que a navegação e os lançamentos ocorram de forma coerente.

🖱️ Acesse a função de organização

No módulo Contábil, abra o menu Plano de Contas da empresa onde o plano foi importado.

• Com a tela aberta, clique com o botão direito do mouse em qualquer área da listagem de contas.
• Selecione a opção:

🔧 Operações > Organizar Plano de Contas

Esse comando fará com que o sistema reestruture automaticamente a hierarquia do plano com base na lógica do classificador.

🛠️ Ajustar contas sintéticas (contas-mãe)

Após a organização, localize as contas sintéticas (ou “contas-mãe”) de cada grupo e edite:

• Insira o valor “0” no campo correspondente ao totalizador, quando aplicável.
• Isso indica que a conta não possui movimentação direta, servindo apenas como agrupadora das contas filhas.

📌 Importante:

– Este processo não altera o conteúdo das contas, apenas reorganiza a hierarquia de visualização e estrutura lógica.

– Se esse passo não for executado, o plano poderá apresentar inconsistências em relatórios ou durante o encerramento contábil.

9) CONFIGURAR GRUPOS PARA SPED, ECERRAMENTO E RELATÓRIOS

Acesse o menu Cadastros > Modelo Plano de Contas.

Após importar, organizar e vincular o plano de contas, é essencial concluir a configuração preenchendo as abas auxiliares do modelo. Essas informações são fundamentais para que o sistema consiga gerar corretamente os arquivos obrigatórios (como SPED Contábil e ECD), bem como executar o encerramento contábil e montar as demonstrações financeiras com base no agrupamento correto de contas.

🗂️ Acesse e preencha as abas auxiliares

Selecione o modelo criado anteriormente e clique em [Alterar].

O sistema oferece várias abas com campos específicos para amarrações e finalidades distintas. Preencha de acordo com a realidade contábil e fiscal da empresa:

Grupo SPED Contábil

➤ Define o código de agrupamento de contas exigido para geração do arquivo ECD.
➤ Utilize os códigos padronizados pela Receita Federal.

Encerramento
➤ Indica como cada conta será tratada no encerramento do exercício (ex: resultado, patrimônio, etc.).

Demonstrações Financeiras

➤ Classifica as contas conforme sua natureza para compor o Balanço Patrimonial, DRE, DMPL, entre outros.

Outras Abas

➤ Preencha conforme o sistema exigir: como “Relatórios Gerenciais”, “Apuração Resultado”, ou “Demonstrações Fiscais”.

Clique em [OK] para salvar o modelo atualizado e pronto para uso nas obrigações acessórias.

📌 Importante:

A ausência dessas configurações pode gerar erros ou advertências durante a geração do SPED Contábil e comprometer a correta execução do encerramento do exercício.

Utilize sempre como referência a estrutura fiscal atualizada da empresa e, se necessário, consulte a contabilidade responsável.