1) OBJETIVO
Este manual tem como finalidade orientar o usuário na configuração detalhada das regras e parâmetros do Document Center, garantindo que o envio, recebimento e controle de documentos ocorram de forma segura, automatizada e integrada ao sistema.
2) CONFIGURAÇÃO
Acesse o Módulo Administrativo > Configurações > Document Center.
Será exibida a tela Document Center, onde poderão ser definidos os parâmetros de funcionamento da ferramenta.
Observação: marque as opções (flags) de acordo com as preferências operacionais da empresa ou conforme a política interna de privacidade e segurança da informação.
2.1. Configurações Gerais
Nesta seção, o usuário poderá habilitar ou desabilitar indicadores (flags) conforme a política da empresa.
Marque ou desmarque as opções desejadas:
| Opção | Descrição |
| Enviar e-mail para usuário remetente após mudança de situação do documento (Lido e Visualizado) | Notifica o remetente sempre que o destinatário visualizar o documento. |
| Não Notificar Grupo Quando Selecionar Destinatário | Envia o documento apenas ao destinatário selecionado, sem notificar grupos vinculados à empresa. |
| Não listar documentos de tarefas no painel de documentos | Oculta anexos de tarefas no painel do Document Center. |
| Utilizar Template Personalizado de e-mail | Permite usar modelos de e-mail customizados em Document Center > Template. |
| Desabilitar preenchimento automático de empresa-filial no envio de documentos | Exige preenchimento manual dos campos de empresa e filial ao enviar documentos. |
| Não listar documentos lidos no painel de usuários externos | Oculta do cliente externo os documentos que já foram visualizados. |
| Não considerar filtro grupo documento acesso para usuário externo | Ignora restrições de grupos de documentos configurados para usuários externos. |
| Mostrar e-mail do usuário durante seleção de destinatários no envio de documentos | Exibe o e-mail dos destinatários na tela de envio. |
| Limitar notificação de acordo com tipo de usuário | Evita notificação de usuários internos mesmo com comunicação ativa. |
| Notificar remetente no envio de documentos | Envia notificação automática ao remetente confirmando o envio. |
| Validar CNPJ e PA do arquivo enviado ao finalizar tarefa com Document Center | Confere se o CNPJ e o período de apuração (PA) estão corretos ao anexar o arquivo. |
| Validar CNPJ e PA e bloquear caso dados sejam divergentes | Impede o envio caso as informações de CNPJ ou PA estejam incorretas. |
| Pacioli ativo ao acessar Novo Documento | Mantém o Pacioli ativo para identificação automática de arquivos anexados. |
| Não permitir que usuário externo desabilite o Pacioli | Impede que o usuário externo desative o reconhecimento automático. |
| Exibir usuários internos com acesso a todas as empresas para os usuários externos | Mostra todos os usuários internos disponíveis na seleção de destinatários. |
| Preencher automaticamente o campo nome no formulário de envio | Preenche o campo Nome com o mesmo nome utilizado no último arquivo enviado. |
| Preencher campo assunto (caso não informado) com o tipo do documento | Preenche automaticamente o campo Assunto com o tipo de documento selecionado. |
| Adicionar e-mails dos destinatários no corpo de e-mail | Inclui os endereços de e-mail dos destinatários no corpo da mensagem enviada. |
| Solicitar autenticação nos links enviados pelo Document Center | Requer autenticação por código para acessar documentos enviados. |
| Bloquear envio de documentos para empresas que não possuam usuário externo cadastrado | Impede envio de documentos para empresas sem usuários externos vinculados. |
| Listar apenas destinatários com acesso à empresa do documento | Mostra apenas usuários com permissão de acesso à empresa selecionada. |
| Bloquear campo destinatários no envio de documentos | Impede que o remetente adicione ou altere destinatários ao enviar documentos. |
2.2. Funcionalidades Adicionais
Além das configurações principais, o Document Center oferece opções complementares para maior controle e integração dos processos:
| Opção | Descrição |
| Enviar documento por WhatsApp | Permite o envio direto de documentos via WhatsApp, facilitando o compartilhamento com clientes e usuários externos. Acesse o manual completo: https://www.athenas.com.br/faq/manual-envio-de-documentos-pelo-whatsapp/ |
| Informar usuário ao enviar documento sem destinatários | Caso o envio seja feito sem destinatários, o sistema exibirá um alerta, informando que não há destinatários definidos para o envio. |
| Carregar filtros com a empresa da sessão selecionada no Painel de Documentos | No Painel de Documentos, o sistema aplicará automaticamente o filtro da empresa vinculada à sessão ativa, exibindo apenas os documentos correspondentes. |
| Permitir que usuário interno exclua documentos já visualizados | Quando ativado, permite que usuários internos inativem ou excluam documentos já visualizados.Se não estiver habilitado, apenas usuários Administradores poderão realizar essa ação. |
| Com template personalizado desabilitado, agrupar envio de documentos em apenas um e-mail | Habilite esta opção para enviar vários documentos de forma unificada em um único e-mail. Ao utilizar essa configuração, os arquivos não serão compactados (ZIP). |
2.3. Regras Complementares
Outras opções avançadas podem ser marcadas conforme necessidade operacional:
Enviar resumo de envio de documentos: Gera e envia automaticamente um e-mail com o resumo dos envios realizados.
Permitir visualização de documentos sem destinatário: Autoriza a visualização de documentos que não tenham destinatário definido.
Comparar PAs e CNPJs de anexos selecionados antes do envio: Garante que todos os documentos anexados possuam o mesmo período de apuração e CNPJ.
Permitir que usuários internos editem documentos já visualizados: Libera edição de documentos mesmo após leitura.
Enviar aviso automático para usuários externos após novo envio: Notifica os destinatários automaticamente quando novos documentos são adicionados.
2.4. Classificação de Documentos
Essa seção define como os documentos serão classificados e controlados dentro do sistema.
| Campo | Descrição |
| Desabilitar campo “Situação da Operação” | Oculta o campo de situação operacional no formulário de documento. |
| Desabilitar campo “Controle de Qualidade” | Desativa o controle de qualidade para documentos que não exigem esse acompanhamento. |
2.5. Configuração Padrão (Pacioli)
Campos utilizados para padronizar os tipos de documentos:
| Campo | Função |
| Grupo Documento Padrão (Pacioli) | Seleciona o grupo de documentos padrão para classificação. |
| Tipo Documento Padrão (Pacioli) | Define o tipo de documento padrão dentro do grupo selecionado. |
| Grupo Documento Padrão | Define o grupo principal que será considerado padrão nas operações. |
| Tipo Documento Padrão | Especifica o tipo de documento padrão vinculado ao grupo. |
2.6. Restrições de Usuário
| Campo | Descrição |
| Usuários que Não Podem Desmarcar Destinatários no Envio de Documento | Determina os usuários que não poderão remover destinatários obrigatórios no envio. |
2.7. Templates de E-mail
Ao final da tela, selecione a Template de E-mail Padrão que será utilizada nas comunicações enviadas pelo Document Center.
Isso garante padronização visual e consistência nas mensagens encaminhadas aos clientes.
Após revisar todas as opções e marcar as flags desejadas, clique em [Salvar] para gravar as configurações.
📌 Importante:
Essas definições impactam diretamente o comportamento do Document Center e o fluxo de comunicação entre usuários internos e externos. Recomenda-se revisar as configurações periodicamente ou após atualizações de versão.
M05|M05|Versão 3.2.59|Outubro/2025
