1) OBJETIVO

Este manual tem como objetivo orientar, de forma clara e detalhada, os usuários do sistema na rotina de configuração do Kanban, explicando o preenchimento de cada campo disponível.

2) CONFIGURAÇÃO DO KANBAN

Acesse o Módulo Administrativo menu Configurações > Kanban.

Nesta tela, o administrador pode personalizar o comportamento do painel de tarefas Kanban, definindo regras de permissão, controle, visualização e finalização das tarefas por usuários internos e externos.

A seguir, confira a descrição de cada item disponível em marque a(s) opção(es) conforme a necessidade:

🔧 Configurações de Controle e Permissão

Habilitar o uso da flag de ouvidoria

Permite marcar tarefas específicas como “Ouvidoria”, facilitando a triagem e priorização de tratativas sensíveis.

Habilitar o uso do campo PA

Exibe o campo “Período de Apuração (PA)” nas tarefas, útil para áreas contábil/fiscal.

Usuários com permissão para alterar a prioridade

Define quais usuários podem reordenar tarefas no Kanban, alterando a ordem de prioridade.

Habilitar inscrição municipal e estadual nas informações das tarefas no Kanban

Exibe os dados fiscais da empresa vinculada à tarefa (IM e IE), facilitando a identificação.

🛑 Restrições de Cadastro e Fluxo

Limitar apenas uma tarefa no fazendo por usuário

Restringe cada usuário a apenas uma tarefa ativa por vez na coluna “Fazendo”.

Bloquear edição de descrição da tarefa

Impede a alteração do campo “Descrição” após a criação da tarefa.

Não abrir card após inserção da tarefa

A tarefa será criada e salva sem abrir automaticamente o card para edição.

Ocultar contato para usuário externo na tela de adicionar tarefa

Remove a opção de informar contatos ao cadastrar tarefas por acesso externo.

Ativar avanço custom

Permite configurar regras personalizadas de avanço entre etapas (ex: só pode avançar com anexo ou preenchimento obrigatório).

🔁 Regras de Reagendamento e Visualização

Somente permitir reagendar a data prevista com justificativa

Obriga o preenchimento de motivo ao reagendar prazos de entrega.

Apenas usuários administradores podem reabrir tarefa no kanban

Restringe a reabertura de tarefas finalizadas apenas aos administradores.

Não permite movimentar tarefa de outras pessoas

Impede usuários de moverem tarefas que não sejam suas (ideal para uso individual).

📤 Notificações e Comunicação

E-mail de resumo produtividade

Ativa envio diário/semanal com o resumo de tarefas finalizadas por usuário.

Enviar avaliação para todas as tarefas

Gera um formulário de avaliação automática ao finalizar qualquer tarefa.

Revisar pesquisa customizada para todas as tarefas

Aplica questionário definido no processo a todas as tarefas ao final.

Notificar avaliação no sininho para todas as tarefas

Ativa alerta interno de avaliações pendentes no ícone de notificação.

👁️ Visualização de Histórico e Campos

Mostrar histórico do kanban para usuário externo

Permite que clientes visualizem o histórico de movimentações da tarefa.

Listar usuários no campo de contato da tarefa

Mostra a lista de usuários cadastrados como opções no campo “Contato”.

Usuário externo não pode finalizar tarefas

Bloqueia a opção de concluir tarefas pelo acesso externo (cliente).

Usuário externo não visualiza “Observações Cliente” no kanban

Oculta o campo específico de observações feitas pela empresa ao cliente.

🚦 Regras de Finalização e Segurança

Usar classificação para finalizar tarefa

Exige que o usuário informe uma nota ou motivo de conclusão ao encerrar a tarefa.

Usuário escritórios(-2) considera apenas responsável empresa

Ao utilizar regra de executor -2, a tarefa será atribuída somente à empresa e não a usuários específicos.

Considerar anexos de tarefa na finalização tarefa

Só permite finalizar se houver documento anexo na tarefa.

Mostrar classificação do cliente no card das tarefas

Exibe a nota de satisfação do cliente diretamente no card do Kanban.

🔁 Transferência e Integrações

Habilitar botão “Transferir” para usuários externos no Kanban

Libera o botão “Transferir” de tarefa para clientes que utilizam o sistema com acesso externo.

Utilizar Regras Usuários Externos no Usuário Interno

Aplica as mesmas restrições de acesso externo também para usuários internos configurados como externos.

Ícone whatsapp redirecionar para messenger

Substitui o botão de WhatsApp por Messenger para comunicação com cliente.

🗂️ Regras de Identificação e Agrupamento

Nome empresa em formato diferente em responsável módulo e abertura de tarefas

Altera o padrão de exibição do nome da empresa para:
Empresa – Filial – Nome (CPF/CNPJ)

Não exigir envio na aba baixa de tarefas em massa no painel de tarefas

Remove a obrigatoriedade de selecionar um usuário executor ao finalizar várias tarefas em lote.

Apenas executor do passo pode inserir comentários nas tarefas

Bloqueia o campo de comentário para qualquer outro usuário que não seja o responsável pela etapa.

Ao mover tarefa para fazendo, retornar as demais tarefas para a fazer e manter apenas a tarefa atual no fazendo

Garante que o usuário só tenha uma tarefa ativa por vez, movendo as demais de volta para a fila inicial.

Após realizar as configurações pertinentes, clique em [Salvar].

3) EXECUÇÃO PRÁTICA NO KANBAN APÓS CONFIGURAÇÃO

Após definir os parâmetros no menu de Configurações > Kanban, o sistema passará a aplicar automaticamente as regras e exibir os campos configurados nas telas de criação e gestão de tarefas.

A seguir, veja como utilizar o painel de forma correta e o que muda com cada configuração ativada:

🟩 3.1. Criar uma Nova Tarefa no Kanban

Acesse o menu Movimentação > Kanban > Adicionar Tarefa.

O formulário será exibido com os campos disponíveis conforme os itens marcados na configuração anterior.

Selecionar o Processo

Escolha o processo ao qual a tarefa está vinculada (ex: Atendimento, Fiscal, Implantação).

Selecionar o Cliente

O cliente pode ser interno (empresa do grupo) ou externo.

O nome exibido virá conforme o cadastro de empresas.

Selecionar o Contato

Permite indicar o nome do responsável ou ponto de contato do cliente para esta tarefa.

Clique no ícone de lápis para editar ou cadastrar um novo contato vinculado à empresa.

Definir a Prioridade

Classifica a urgência da tarefa no painel Kanban, influenciando a ordem de execução.

Marcar como Ouvidoria (se aplicável)

Se a tarefa estiver relacionada a reclamações ou ocorrências sensíveis, marque a opção “Sim”.

Esse campo só estará visível se a opção “Habilitar flag de ouvidoria” estiver ativa na configuração do Kanban.

Escolher a Classificação da Tarefa

Utilize para padronizar o tipo da solicitação (ex: Abertura de Tarefa, Suporte Fiscal, Implantação).

Essa classificação pode ser usada posteriormente para filtros e relatórios de desempenho.

Preencher o Assunto

Informe um título resumido e objetivo da tarefa.

Exemplo: “Erro na Apuração do LALUR Trimestral”.

Marcar como Priorizada (se necessário)

A caixa “Priorizada” pode ser marcada para destacar visualmente essa tarefa no painel.

É uma forma complementar à prioridade numérica.

Preencher as Observações do Cliente (se aplicável)

Espaço livre para registrar orientações, comentários ou informações repassadas diretamente pelo cliente.

Descrever o Detalhamento da Tarefa

🔹 Campo fundamental para execução

Utilize a área “Descrição” para inserir todos os dados técnicos, históricos, demandas e orientações.

É possível usar formatação (negrito, itálico, cores, links, etc.) para facilitar a leitura.

Anexar Arquivos (opcional)

Clique em [Novo Anexo] para incluir documentos, prints, PDFs, planilhas, entre outros materiais que complementem a solicitação.

Salvar a Tarefa

Clique em [Salvar] para registrar a tarefa no sistema e encaminhá-la ao fluxo definido no processo.

🟦 3.2. Acessar o Painel de Tarefas

Acesse o menu Movimentação > Kanban > Kanban.

Ao acessar o painel principal do Kanban, o sistema exibirá automaticamente campos e regras visuais com base na configuração aplicada.

✅ Campos visíveis no painel:

Inscrição Municipal

Será exibida abaixo do nome da empresa, quando habilitado.
Importante para empresas prestadoras de serviço e escritórios contábeis.

Inscrição Estadual

Também exibida junto à identificação da empresa.
Facilita conferência de dados fiscais.

🔒 Regras de controle aplicadas no fluxo:

✅ Apenas uma tarefa no “Fazendo” por usuário

• Essa regra impede que o mesmo usuário tenha mais de uma tarefa em andamento simultaneamente.
• Quando tentar mover uma nova tarefa para o status “Fazendo”, o sistema automaticamente retorna as demais tarefas ao status anterior, mantendo apenas uma em execução.
• Ideal para aumentar foco, controle de produtividade e evitar sobrecarga.

✅ Bloquear edição da descrição da tarefa

Isso garante que o conteúdo inicial da solicitação não seja alterado ao longo do processo, mantendo a rastreabilidade e a integridade da informação.

Após o cadastro da tarefa, o campo de descrição será travado para edição, mesmo por quem criou a tarefa.

✅ Resultado esperado:

Com as configurações aplicadas corretamente, o painel do Kanban passa a operar com base nas regras personalizadas da empresa, refletindo:

• Campos extras visíveis na criação e no acompanhamento das tarefas;
• Regras de foco e segurança ativadas por perfil;
• Padrão de comportamento consistente em toda a equipe.