1) OBJETIVO
Este manual tem como objetivo orientar o usuário na utilização do Painel de Documentos do sistema, permitindo a pesquisa, consulta e gestão de documentos enviados.
2) UTILIZANDO OS FILTROS DE PESQUISA
O Painel de Documentos permite localizar informações de forma rápida e precisa a partir da utilização de filtros. Cada campo pode ser preenchido individualmente ou em conjunto, de acordo com a necessidade de pesquisa.
Acesse o Módulo Administrativo menu Document Center > Painel de Documentos.
🔎 Campos de Filtros:
– Filtrar por
Defina o critério principal da busca:
Data de Envio: considera a data em que o documento foi transmitido ao sistema.
Data de Situação: considera a data em que o documento mudou de status (ex.: concluído, cancelado).
– Data Inicial
Informe a data de início do período a ser pesquisado.
Exemplo: 01/09/2025.
– Data Final
Informe a data de término do período a ser pesquisado.
Exemplo: 30/09/2025.
– Empresa – Filial
Selecione a empresa ou filial específica em que deseja pesquisar.
Caso queira uma busca abrangente, mantenha a opção Todas marcada.
– Assunto
Digite o assunto vinculado ao documento (ex.: “Nota Fiscal de Serviço”).
Se o campo for deixado em branco, a pesquisa considerará todos os assuntos.
– Grupo
Selecione o grupo de documentos desejado.
Para exibir todos, mantenha a opção Todos.
– Tipo
Escolha o tipo de documento (ex.: Nota Fiscal, Contrato, Relatório).
Para busca geral, utilize a opção Todos.
– Contabilizado
Defina se deseja exibir apenas documentos:
Sim: já contabilizados.
Não: ainda não contabilizados.
Todos: exibe ambos os casos.
– Competência
Informe a competência no formato mês/ano (ex.: 09/2025).
Esse filtro auxilia na análise contábil e fiscal.
– Situação
Escolha a situação atual do documento (ex.: Enviado, Visualizado, Lido).
Para exibir todos os registros, mantenha a opção Todos.
– Status
Defina o status de exibição:
Ativo: documentos ativos no sistema.
Inativo ou outros disponíveis.
– Enviado por
Permite filtrar documentos por usuário responsável pelo envio.
Se mantido em Todos, serão exibidos documentos de todos os usuários.
– Grupos de Empresas
Utilize este campo para restringir a pesquisa a um grupo de empresas previamente cadastrado no sistema.
⚙️ Opções adicionais de exibição
Exibir a listagem ao carregar a página: ao acessar o Painel, os documentos são carregados automaticamente ao clicar em [Buscar].
Exibir a listagem por pastas → organiza os resultados em formato de pastas, facilitando a navegação.
Exibir a listagem por período → agrupa os documentos por intervalo de datas, conforme os filtros definidos.
📌 Observação: Em todos os filtros é possível selecionar todos, para uma busca mais ampla.
Após definir os filtros, clique em [Buscar].
3) VISUALIZANDO OS ARQUIVOS NO DOCUMENT CENTER
Após aplicar os filtros de pesquisa, o sistema exibirá a listagem de documentos encontrados de acordo com os critérios definidos.
Cada documento aparecerá em uma linha, apresentando informações como empresa, data de envio, assunto, situação, status e demais dados relacionados.
3.1. Personalizando a exibição das colunas
O usuário pode ajustar quais informações serão apresentadas na tela e nos relatórios.
Clique no ícone “Escola os Campos” localizado no canto superior direito da listagem.
Será exibida uma lista com todos os campos disponíveis.
Marque as colunas que deseja exibir e desmarque aquelas que não são necessárias.
O sistema atualizará automaticamente a visualização, aplicando as alterações.
📌 Observação: Essa configuração de colunas é útil para adaptar a listagem às necessidades de cada consulta, permitindo destacar somente as informações relevantes.
3.2 Exportar a Lista
O sistema permite exportar a listagem de documentos para um arquivo em formato Excel, facilitando análises externas e compartilhamento das informações.
Após aplicar os filtros desejados e visualizar os resultados na tabela, clique no ícone [Exportar], localizado no canto direito superior da listagem.
O sistema irá gerar automaticamente um arquivo Excel contendo os registros de acordo com os filtros aplicados.
Salve o arquivo no diretório de sua preferência.
📌 Observações Importantes:
A exportação considera apenas os documentos exibidos conforme o filtro de pesquisa utilizado.
3.3. Limpar Armazenamento de Configurações da Lista de Registros
O sistema permite limpar as configurações personalizadas aplicadas na listagem de documentos, retornando a visualização ao padrão original.
Localize o botão “Limpar armazenamento de configurações da lista de registros” na parte superior da tela de listagem.
Clique sobre o botão.
O sistema removerá todas as personalizações salvas, como:
– Colunas ocultas ou exibidas;
– Ordem de classificação;
– Filtros aplicados anteriormente.
A listagem será exibida novamente no formato padrão do sistema.
4) FUNCIONALIDADES DISPONÍVEIS
4.1. Donwload de Documentos
O sistema permite realizar o download dos anexos vinculados aos documentos já enviados ao Document Center.
Localize o documento desejado na listagem apresentada após a pesquisa.
Clique no ícone “Visualizar Arquivo” correspondente ao documento selecionado.
O sistema exibirá uma tela com o documento selecionado.
Clique no botão Download para baixar o arquivo para o seu computador.
4.2. Histórico do Documento
O recurso de Histórico permite acompanhar todas as ações realizadas em um documento, oferecendo transparência e rastreabilidade.
Localize o documento desejado na listagem apresentada.
Clique no ícone “Histórico” correspondente.
O sistema abrirá uma janela exibindo as seguintes informações:
Data e hora da ação: quando a atividade ocorreu.
Usuário responsável: quem executou a ação.
Descrição da ação: se o documento foi enviado, lido ou visualizado.
📌 Observação:
O histórico é cumulativo e apresenta todas as interações realizadas com o documento desde o envio.
4.3. Editar Documento
A funcionalidade Editar permite alterar informações previamente cadastradas em um documento do Painel, garantindo a correção ou atualização dos dados.
Localize o documento desejado na listagem.
Clique no ícone “Editar” correspondente.
O sistema exibirá a tela de edição do documento.
Realize as alterações necessárias nos campos disponíveis, como:
– Assunto
– Grupo
– Descrição
Outros dados permitidos pela configuração do sistema
Após revisar as alterações, clique em [Salvar] para confirmar.
4.4. Reenvio de Documento
Esta funcionalidade permite reenviar um documento já processado no sistema, seja para correção de inconsistências ou para retransmissão ao destinatário.
Localize o documento desejado na listagem.
Clique no ícone “Reenvio de Documento”.
Será exibida uma mensagem de confirmação na tela.
Clique em [Sim] para confirmar o reenvio.
Aguarde a mensagem de conclusão indicando que o processo foi finalizado com sucesso.
4.5. Recobrança de Documento
A recobrança permite reenviar automaticamente um documento fiscal ao cliente ou fornecedor, acompanhada de um e-mail com observações personalizadas.
Localize o documento desejado na listagem.
Clique no ícone “Recobrança de Documento”.
No campo Descrição do e-mail, insira as observações ou comentários que devem acompanhar o reenvio.
Exemplo: “Segue novamente a cobrança referente à NF nº 1234 com vencimento em 10/09.”
Após revisar o texto, clique em [Enviar] para confirmar a recobrança.
O sistema transmitirá o documento e registrará a operação no histórico.
4.6. Exclusão de Documento
Esta funcionalidade permite remover permanentemente um documento da base do sistema.
Localize o documento desejado na listagem.
Clique no ícone “Inativar”.
O sistema exibirá uma mensagem de confirmação solicitando a validação da ação.
Clique em [OK] para confirmar a inativação.
O documento será marcado como inativo e não poderá mais ser movimentado, mas continuará acessível no histórico para consultas.
⚠️ Observações Importantes:
Apenas usuários com a devida permissão de acesso podem utilizar esta funcionalidade.
4.7. Marcar como Contabilizado
Esta funcionalidade permite indicar que um documento já foi contabilizado no sistema, garantindo melhor controle e evitando duplicidade de lançamentos.
Localize o documento desejado na listagem.
Clique no ícone “Contabilizado”.
O sistema exibirá uma mensagem de confirmação.
Clique em [OK] para validar a operação.
O documento será marcado como Contabilizado e ficará identificado com esse status.
📌 Observações Importantes:
Essa marcação tem efeito apenas de controle interno no Document Center, não substituindo a contabilização efetiva no módulo Contábil.
4.8. Criar Tarefa a partir do Documento
Esta funcionalidade permite transformar um documento em uma tarefa vinculada, facilitando o acompanhamento de pendências e a organização do fluxo de trabalho.
Localize o documento desejado na listagem.
Clique no ícone “Criar Tarefa”.
Na tela exibida, preencha os campos da nova tarefa, como:
Processo;
Cliente;
Classificação;
Assunto
Após revisar as informações, clique em [Salvar] para concluir o registro.
A tarefa será criada e vinculada ao documento de origem, ficando disponível para acompanhamento na agenda de tarefas do sistema.
M05|M02|V.3.2.58|Setembro/2025
